Tegoeden

Met tegoeden betalen cliënten voor sessies uit het bedrijfsrooster. Elke cliënt heeft een eigen saldo. Je vindt de tegoeden op het cliënt-dashboard, op het tabblad Profiel, kaart Tegoeden (zichtbaar wanneer Tegoeden aanstaat).

Tegoeden zijn optioneel: een rooster kan ook zonder draaien, en je lessen zijn dan gratis te boeken. Staat Tegoeden aan, dan kan een losse sessie of een schema toch gratis zijn: laat Aantal tegoeden leeg of vul 0 in. Zie Rooster zonder tegoeden voor wat er met bestaande saldo's gebeurt als je de module uitzet.

De kaart toont het saldo en de laatste mutatie. Alle mutaties opent de lade Tegoeden: bovenaan het Saldo, daaronder de volledige historie van mutaties.

Tegoeden kopen

Cliënten kopen tegoeden door een tegoedenpakket aan te schaffen (zie Producten & bestellingen). Zodra de aankoop betaald is, worden de tegoeden automatisch op het saldo bijgeschreven. In de historie verschijnt dit als Aankoop.

Tegoeden besteden

Wanneer een cliënt een sessie boekt die tegoeden kost, wordt het aantal tegoeden van het saldo afgeschreven. In de historie staat die afschrijving als Aankoop, dezelfde regel die een gekocht tegoedenpakket krijgt. Een pakketaankoop en een sessieboeking zijn in de historie dus niet uit elkaar te houden; je ziet alleen aan het saldo of er tegoeden bij of af gingen. Heeft de cliënt te weinig saldo, dan kan de boeking niet doorgaan.

Annuleer je een boeking, dan gaan alle gebruikte tegoeden terug naar het saldo. Alleen bij een no-show bepaalt je no-showbeleid hoeveel de cliënt terugkrijgt. Een terugboeking verschijnt als Terugbetaling.

Tegoeden uit een abonnement

Een abonnement kan zelf tegoeden geven, per week of per maand. Dat stel je in op het abonnement, zie Abonnementen. De eerste tegoeden komen zodra het abonnement van de cliënt actief is, daarna elke periode, 's nachts. Een periode waarin het abonnement gepauzeerd of nog niet betaald was, wordt niet ingehaald. Aan het eind van een periode volgen de ongebruikte tegoeden de regel bij Ongebruikte tegoeden: ze vervallen, gaan allemaal mee, of gaan mee tot het maximum.

Heeft een cliënt tegoeden uit een abonnement, dan splitst de lade het saldo in Uit abonnement en Overig. Het (i)-icoon bij Uit abonnement noemt de volgende toekenning. Overig is wat de cliënt kocht of wat jij toevoegde; dat vervalt niet. Een boeking gebruikt eerst de tegoeden uit het abonnement, de oudste eerst. Annuleer je de boeking, dan gaan de tegoeden terug naar waar ze vandaan kwamen.

Handmatig tegoeden toevoegen

Wil je als coach zelf tegoeden bijschrijven (bijvoorbeeld als compensatie of na een externe betaling)? Klik in de lade Tegoeden op Tegoeden toevoegen en vul in:

• Aantal tegoeden: decimalen mogen (bijvoorbeeld 2,5)
• Reden (optioneel): bijvoorbeeld Compensatie of Contant betaald

Deze mutatie verschijnt als Handmatig toegevoegd, met de naam van de coach die hem aanmaakte.

De historie (ledger)

De mutatielijst toont per regel:

Kolom	Beschrijving
Gebeurtenis	Het type mutatie en (indien ingevuld) de reden
Saldo vooraf	Het saldo vóór de mutatie
Saldo na	Het saldo ná de mutatie
Datum	Wanneer de mutatie plaatsvond

De mogelijke gebeurtenissen zijn:

• Aankoop: tegoeden bijgeschreven na de aankoop van een tegoedenpakket
• Boeking: tegoeden afgeschreven voor een sessie, ook opnieuw nadat je een no-showmarkering ongedaan maakte
• Terugbetaling: tegoeden teruggeboekt, bijvoorbeeld bij een annulering
• Handmatig toegevoegd: door een coach bijgeschreven
• Abonnement: tegoeden die een abonnement gaf
• Vervallen: ongebruikte tegoeden uit een abonnement aan het eind van een periode