Logboek

Het tabblad Logboek onder Instellingen laat zien wat er in je werkruimte is gebeurd: wie iets aanmaakte, wijzigde of verwijderde, en wat er precies veranderde. Het is een leesscherm: je kunt er niets aanpassen of weghalen. Het staat bij de instellingen en niet in het menu, omdat je het raadpleegt als er iets uitgezocht moet worden, niet omdat je er dagelijks werkt.

Alleen voor de beheerder

Net als de rest van Instellingen is dit scherm er voor teamleden met de rol Admin. Een coach zonder beheerrechten ziet het niet.

Wat er in staat

Elke regel heeft zes kolommen:

Kolom	Wat er staat
Wanneer	Datum en tijd
Door	Wie het deed. Leeg betekent dat Coachio het deed, bijvoorbeeld een automatische verlenging
Onderdeel	Het domein: Facturatie en abonnementen, Training / Voeding / Gezondheid van een cliënt, de drie bibliotheken, Team en toegang, Agenda, Boekingen, Winkel, Tegoeden, Instellingen, Accounts
Wat	Het onderwerp, bijvoorbeeld de cliënt of het abonnement
Actie	Aangemaakt, bijgewerkt, verwijderd
Wijziging	Wat er veranderde, in gewone taal: "Status: concept → actief"

Met Details open je de volledige regel, inclusief alle velden die in één keer wijzigden.

Filteren kan op Onderdeel, Actie, Door en op een periode (van / tot en met).

Eén handeling is één regel

Sla je een trainingsschema op, dan raakt dat achter de schermen tientallen records. Het logboek toont dat als één regel met haar gevolgen eronder, niet als tientallen losse regels. Dat geldt ook voor een klik op Opslaan in je instellingen: één klik is één regel. Zo blijft de vraag "wat heeft mijn collega vorige week gedaan" beantwoordbaar.

Wat er bewust niet in staat

Het logboek gaat over handelingen van jou en je team, niet over wat je cliënten in de app doen.

• Een cliënt die een training afvinkt, een maaltijd logt of een gewoonte bijhoudt komt er niet in. Dat is zijn dagelijkse gebruik, geen wijziging in jouw werkruimte.
• De inhoud van een privénotitie, een ingevulde check-in of een chatgesprek staat er niet in. Dat het formulier beoordeeld is wel.
• Gevoelige instellingen leggen alleen vast dát ze zijn gewijzigd, nooit de oude en nieuwe waarde. Dat geldt voor je uitbetalingsgegevens bij referrals (IBAN, KVK- en btw-nummer), je huisstijl-bestanden, je algemene voorwaarden en je annulerings- en no-show-voorwaarden. Let op: het IBAN van het tabblad Betaling, het rekeningnummer dat je cliënten op je facturen zien, valt hier niet onder en wordt met waarde gelogd.
• Van de onboarding-wizard worden alleen de voortgangsvelden overgeslagen: hoe ver je in de wizard was en of je hem hebt afgerond. Wat je onderweg invult komt gewoon in het logboek terecht, want dat zijn je bedrijfsinstellingen.
• Je eigen Coachio-abonnement en de facturen die je aan Coachio betaalt staan er niet in. Die vind je bij Facturatie.
• Het afvinken van een training, door jou of door een horloge-import, wordt niet gelogd. Wat je voorschrijft (titel, datum, trainingsvorm, actief) wel.
• Een agenda aan- of uitzetten in je agendakiezer is een kijkvoorkeur en komt er niet in. Een agenda hernoemen, van kleur veranderen, aanmaken of verwijderen wel.

Hoe lang regels bewaard blijven

Het logboek ruimt zichzelf 's nachts op, per onderdeel:

Onderdeel	Bewaartermijn
Facturatie en abonnementen, Tegoeden, Winkel	7 jaar
Team en toegang, Instellingen, Accounts	3 jaar
Al het overige: training, voeding, gezondheid, de bibliotheken, agenda en boekingen	1 jaar

De financiële regels blijven het langst staan omdat een administratie zeven jaar bewaard moet worden. De gezondheidsgegevens van een cliënt zijn bijzondere persoonsgegevens en blijven juist zo kort mogelijk staan.