Betaalwijze en incasso

Per cliënt stel je in hoe hij jou betaalt. Dat bepaalt wanneer een nieuwe periode van zijn abonnement start, en of het bedrag automatisch van zijn rekening wordt afgeschreven.

De betaalwijze van een cliënt

Open de cliënt, ga naar het tabblad Profiel en klik bij Abonnement op Beheren. Onder de titel van de lade staat hoe hij betaalt, bijvoorbeeld Vooraf via betaallink of Op rekening · 30 dagen. Klik op Wijzigen om het aan te passen. Wijzigen en de drie puntjes ernaast zie je alleen met de rol Admin.

Betaalwijze	Wat er gebeurt
Vooraf via betaallink	De cliënt krijgt elke periode een factuur met een betaallink. De periode start pas als hij betaald heeft. Elke cliënt begint hierop.
Op rekening	De periode start meteen. De factuur is een vordering met een betaaltermijn.
Incasso	De periode start meteen en het bedrag wordt automatisch van zijn rekening afgeschreven. Zie hieronder.

Bij Betaaltermijn vul je in hoeveel dagen deze cliënt heeft om een factuur te betalen. Laat je het leeg, dan geldt de standaardtermijn uit Bedrijfsgegevens.

Een nieuwe betaalwijze geldt vanaf de volgende factuur. Een factuur die al verstuurd is, houdt zijn vervaldatum.

Als een cliënt achterloopt

Staat een cliënt op rekening of incasso en heeft hij een factuur die over de vervaldatum is, dan verlengt Coachio zijn abonnement niet meer automatisch tot die factuur betaald is. Heb je Toegang zonder betaald abonnement toestaan uitgezet, dan kan hij na het einde van zijn lopende periode niet meer in de app.

Hoe incasso werkt

Bij incasso schrijf je het abonnementsgeld automatisch af van de rekening van de cliënt. Hij hoeft niets te doen. Coachio regelt dat via je Mollie-koppeling.

1. De cliënt geeft een machtiging. Daarmee geeft hij je toestemming om af te schrijven. Dat kan op twee manieren:
   • Met iDEAL. De cliënt krijgt een mail met een link en betaalt € 0,01 via iDEAL. Zijn bank bevestigt daarmee dat de rekening van hem is, en Mollie legt de machtiging vast. Je hoeft zelf niets te bewaren. Deze optie zie je alleen als Mollie gekoppeld is.
   • Op papier, bijvoorbeeld bij de intake. Bewaar het getekende formulier: Mollie kan erom vragen als een cliënt een afschrijving betwist.
2. Je zet de cliënt op Incasso. In de lade Abonnement, via Wijzigen. Heeft hij nog geen machtiging, dan kies je in hetzelfde venster hoe hij die geeft:
   • [naam] machtigt zelf met iDEAL (€ 0,01). Klik op Opslaan en verzoek versturen. In de lade staat dan machtiging aangevraagd op met de datum, tot de cliënt heeft betaald. Tot dat moment krijgt hij gewoon een factuur met een betaallink.
   • Ik heb een getekende machtiging. Vul de rekeninghouder, het IBAN en de datum waarop hij tekende (Getekend op) in. Coachio bewaart alleen de laatste vier cijfers van het IBAN; het volledige nummer staat bij Mollie.
3. Elke periode krijgt de cliënt eerst een factuur. Vijf dagen voor de afschrijving, met het bedrag en de incassodatum. Dat is de vooraankondiging die bij incasso verplicht is. Op de factuur staan ook het incassant-ID van Mollie, dat namens jou incasseert, en het machtigingskenmerk, zodat de cliënt de afschrijving op zijn bankafschrift terugvindt.
4. Op de incassodatum schrijft Coachio af. 's Nachts gaat de incasso via Mollie naar de bank.

In de factuurmail staat ook een betaallink. Betaalt de cliënt daarmee eerder, dan vervalt de incasso vanzelf, dus er wordt niet twee keer betaald.

Zet je een cliënt van Incasso af, of trek je de machtiging in, nadat de factuur is aangekondigd, dan gaat die afschrijving niet meer door en betaalt de cliënt die factuur zelf.

In de lade Abonnement zie je de rekening (de laatste vier cijfers) en het machtigingskenmerk naast de betaalwijze. Bij een machtiging via iDEAL staat er via iDEAL op met de datum bij.

Het verzoek opnieuw sturen of intrekken

Zolang de cliënt de machtiging nog niet heeft gegeven, vind je achter de drie puntjes naast Wijzigen:

• Opnieuw versturen: de cliënt krijgt dezelfde mail nog een keer.
• Link kopiëren: om de link zelf te sturen, bijvoorbeeld via WhatsApp.
• Verzoek intrekken: de link werkt dan niet meer, en de cliënt gaat terug naar Vooraf via betaallink.

De link verloopt niet. Lukt de betaling niet, dan probeert de cliënt het met dezelfde link opnieuw. De € 0,01 komt op je Mollie-rekening.

Wat je in Mollie moet regelen

• Vraag SEPA-incasso aan in je Mollie-account. Dat doe je zelf bij Mollie, en Mollie moet het goedkeuren. Zonder dat weigert Mollie de machtiging, en blijft de cliënt op zijn oude betaalwijze staan.
• Verbind opnieuw als Coachio daarom vraagt. Een koppeling van vóór incasso mist de rechten om machtigingen vast te leggen. Zie Mollie koppelen.

Als het anders loopt

• De afschrijving lukt niet, bijvoorbeeld door te weinig saldo. De factuur staat dan weer open en de cliënt krijgt een mail met een betaallink. Je ziet het in je inbox op het dashboard. Coachio probeert niet nog een keer af te schrijven. De volgende periode wordt weer geïncasseerd.
• De cliënt boekt het bedrag terug. Dat mag bij incasso tot acht weken na de afschrijving, zonder reden. De factuur krijgt dan de status Teruggestort en je ziet het in je inbox. Coachio schrijft niet opnieuw af en stuurt geen mail. Wil je het geld alsnog, maak dan een nieuwe factuur.
• Je trekt de machtiging in. In de lade Abonnement klik je op de drie puntjes achter Wijzigen en kies je Machtiging intrekken. Stond de cliënt op Incasso, dan gaat hij terug naar Vooraf via betaallink.

Betaalt een bedrijf voor de cliënt, dan leg je de machtiging vast bij de organisatie. Zie Bedrijfsvitaliteit.

Zonder geldige machtiging

Kun je bij een betwisting geen getekende machtiging laten zien, dan mag de cliënt tot dertien maanden terugboeken in plaats van acht weken.