Abonnementen

Je kunt aangepaste abonnementen aanmaken en toewijzen aan cliënten.

Eigen Coachio-abonnement

Het abonnement dat je voor jezelf bij Coachio hebt afgesloten beheer je niet hier maar via Facturatie in je profielmenu.

Een nieuw abonnement toevoegen

1. Klik op Abonnement toevoegen
2. Vul onder Abonnement de Titel in, en eventueel Notities
3. Vul onder Prijzen minstens één regel in:
   • Facturatie per en Eenheid: hoe vaak er wordt gefactureerd (bijv. 1 maand of 12 weken)
   • Prijs per periode: het bedrag dat per periode wordt gefactureerd
4. Zet rechts onder Instellingen:
   • Automatische verlenging: verlengt het abonnement na afloop van een periode
   • Externe facturering: aan als je buiten Coachio om factureert. Coachio maakt dan geen transacties of facturen aan en vraagt niet om bedragen
5. Vul rechts onder BTW en kosten in:
   • BTW percentage: 0%, 9% of 21% (weet je niet welke voor jouw dienst geldt? Vraag het je boekhouder)
   • Prijs is inclusief BTW: geeft aan of de prijs inclusief of exclusief BTW is
   • Inschrijfkosten (optioneel): een eenmalig bedrag dat alleen op de eerste periode wordt gefactureerd, met een eigen BTW-percentage
6. Klik op Opslaan

Hetzelfde abonnement per maand en per jaar verkopen

Wil je één pakket aanbieden dat je zowel per maand als per jaar verkoopt, dan hoef je daar geen tweede abonnement voor aan te maken. Klik onder Prijzen op Prijs toevoegen en zet de tweede regel op een jaar met het bijbehorende bedrag.

In het overzicht staan alle periodes als labels in de kolom Facturatie per, en in de prijskolom de vanaf-tot-prijs.

Wijs je het abonnement toe aan een cliënt, dan vraagt Coachio eerst welke prijs het wordt. Verkoop je het abonnement maar op één manier, dan staat die keuze al ingevuld. De gekozen periode bepaalt het bedrag en de einddatum van de eerste periode; alles wat je verder op het abonnement hebt ingesteld (BTW, minimale looptijd, inschrijfkosten) geldt voor elke periode.

Een prijs wijzigen raakt lopende abonnementen niet

Cliënten die al op het abonnement zitten houden het bedrag en de periode waarop ze zijn ingeschreven. Een nieuwe prijs geldt vanaf de volgende toewijzing.

Een cliënt een andere prijs geven

Soms betaalt één cliënt niet het standaardtarief: een familielid, iemand die al jaren meeloopt op een oud tarief, of een proefperiode met korting. Daar hoef je geen apart abonnement voor aan te maken.

Vink bij Toewijzen aan cliënt het vakje Afwijkende prijs voor deze cliënt aan. Er verschijnt één bedragveld en een Reden. Het teken achter het veld is tegelijk de knop: klik op de € om over te stappen op een kortingspercentage, klik op de % om terug te gaan naar een vast bedrag.

• Vast bedrag: wat deze cliënt per periode betaalt, in plaats van de abonnementsprijs
• Percentage: de korting die van de abonnementsprijs af gaat

De reden is verplicht zodra je een afwijking invult. Schrijf er iets in waar je over een jaar nog wat aan hebt, bijvoorbeeld "familiekorting" of "legacy tarief 2019". Je ziet hem terug bij het abonnement van de cliënt.

Laat je het vakje uit, dan betaalt de cliënt gewoon de prijs van het abonnement.

Een minimale looptijd instellen

Onder Contractduur leg je vast hoe lang een cliënt minimaal vastzit. Let op het verschil met Prijzen hierboven: daar staat hoe vaak je factureert, hier hoe lang de cliënt vastzit: zes maanden contract met maandelijkse facturatie is een gewone combinatie. Laat je het veld leeg, dan is er geen minimale looptijd en kan de cliënt per periode stoppen.

De opzegtermijn vul je in dagen in. Bij consumenten is maximaal 30 dagen toegestaan. Laat je het veld leeg, dan spreek je geen opzegtermijn af en kan een cliënt tot de laatste dag opzeggen. Een nieuw abonnement begint met een leeg veld, dus vul het in zodra je er wél een wil.

Na afloop van de minimale looptijd loopt het abonnement maandelijks door en kan de cliënt per maand opzeggen. Een nieuwe vaste periode start alleen als je die zelf opnieuw toewijst.

Wat er met lopende leden gebeurt

De opzegtermijn wordt vastgelegd op het moment dat je een cliënt toewijst. Pas je het abonnement later aan, dan verandert er niets aan de contracten die al lopen: die houden de termijn die gold toen ze instapten, ook bij een verlenging. Alleen wie ná je wijziging instapt krijgt de nieuwe termijn.

Bij elk lopend abonnement staat daarom Opzegtermijn: X dagen: op de abonnementenkaart van het cliëntprofiel en in het detailvenster onder Financiën > Abonnees. Dat is wat je met die cliënt hebt afgesproken, niet wat er vandaag op het abonnement staat.

Wijkt de termijn die op dit moment mag gelden af van wat er is afgesproken, dan zie je op de abonnementenkaart van het cliëntprofiel beide regels staan: Overeengekomen opzegtermijn en Huidig van toepassing. Dat gebeurt zodra de minimale looptijd voorbij is: vanaf dat moment mag je een consument wettelijk niet langer dan een maand laten wachten, ook niet als er ooit iets langers is afgesproken. Het detailvenster onder Financiën > Abonnees houdt het bij één regel Opzegtermijn, met de afgesproken termijn.

Herinnering als een abonnement afloopt

Onder Financiën > Abonnees staat de knop Herinneringen. Daar stel je voor je hele praktijk in wanneer er een herinnering uitgaat over een abonnement dat op zijn einde loopt:

• Herinneringen versturen: zet je dit uit, dan krijgen cliënten helemaal geen herinnering meer.
• Eerste herinnering: hoeveel dagen voor de einddatum, standaard 7.
• Tweede herinnering (optioneel): standaard 3, en moet lager zijn dan de eerste.
• Ook herinneren voor automatische verlenging: stuurt daarnaast een bericht voordat een abonnement automatisch doorloopt.

Bij maandabonnementen elke maand

Die laatste optie geldt voor elke verlenging. Bij een abonnement dat per maand doorloopt, krijgt de cliënt dus ook elke maand zo'n bericht.

Beheer

Je kunt een onbeperkt aantal abonnementen aanmaken en één of meerdere abonnementen per cliënt toewijzen.

In het overzicht kun je:

• Bewerken: Een bestaand abonnement aanpassen
• Toewijzen aan cliënt: Wijs het abonnement toe aan een cliënt met een prijs en een startdatum
• Verwijderen: Verwijder een abonnement (individueel of in bulk). Een abonnement dat aan een of meer cliënten is toegewezen kun je niet verwijderen: beëindig eerst die abonnementen
• Abonnees bekijken: Op de bewerkpagina zie je welke cliënten onder dit abonnement vallen

Abonnementen versus Abonnees

Op deze pagina beheer je de abonnementsvormen die je aanbiedt. Wie er op dit moment daadwerkelijk op zit, zie je onder Abonnees, het andere scherm in de Financiën-sectie.

Een lopend abonnement pauzeren

Gaat een cliënt een tijd op reis of raakt hij geblesseerd, dan hoef je zijn abonnement niet te beëindigen. Open zijn cliëntprofiel, ga naar de abonnementenkaart en kies Pauzeren. Het abonnement krijgt de status Gepauzeerd, de facturatie stopt en de einddatum schuift op met de duur van de pauze. Met Hervatten zet je hem weer aan.

Gepauzeerde abonnementen vind je terug onder het tabblad Gepauzeerd op de pagina Abonnees.

Pauzeren stopt alleen de facturatie

De cliënt houdt gewoon toegang tot de app, zijn schema en de chat. Wil je ook de coaching stilzetten, dan haal je zijn plannen van de planning af.