Check-ins

Check-ins zijn bedoeld voor terugkerende momenten die je als coach vooraf definieert.

Een check-in aanmaken

1. Open het menu-item Check-ins om het overzicht te bekijken
2. Klik op Check-in toevoegen
3. Vul de Titel van de check-in in, of kies een check-in op het tabblad Inladen uit bibliotheek
4. Kies bij Verstuur op de weekdagen waarop de check-in wordt aangemaakt. Dit veld is verplicht: zonder dagen kun je niet opslaan. Je kunt de dagen later per cliënt aanpassen
5. Klik op Toevoegen
6. Voeg vragen toe via Vraag toevoegen

Vragen toevoegen

Voor elke vraag vul je in:

• De vraag
• Of de vraag verplicht is
• Het format van de vraag:
  • Tekst (optioneel met maximale lengte)
  • Nummer
  • Meerkeuze (één of meerdere opties)
  • Schaal
  • Ja of nee
  • Media (afbeelding of video uploaden)
  • Datum
  • Sterrenbeoordeling
  • Voortgangsfoto's (voor-, zij- en achterkant)
  • Meetgegevens (gekoppeld aan de voortgang van de cliënt)
  • Vragen en opmerkingen (optioneel met maximale lengte)

Klik op Toevoegen om de vraag op te slaan. Herhaal dit voor meerdere vragen en klik daarna op Wijzigingen opslaan.

Vragen indelen in categorieën

Een lange lijst vragen kun je opdelen in categorieën, zoals Persoonlijk, Voeding en Slaap. Een categorie is een tussenkop: je cliënt ziet hem boven de vragen die eronder volgen en vult er niets in.

1. Klik op Categorie toevoegen
2. Vul de titel in
3. Kies bij Plaats boven vraag boven welke vraag de categorie komt. Laat je dit op Onderaan de lijst staan, dan komt hij onder de laatste vraag.
4. Klik op Toevoegen en daarna op Wijzigingen opslaan

In de lijst staat een categorie als grijze balk. De vragen blijven doorlopend genummerd; een categorie krijgt geen nummer. Klik op de balk om de titel te wijzigen. Een categorie verplaats je met Herschikken. Verwijder je een categorie, dan blijven de vragen eronder staan.

Vragen herschikken

Klik op Herschikken om de volgorde van de vragen aan te passen. Er opent een venster waarin je de vragen met de greep (⠿) naar boven of beneden sleept. Klik op Toepassen om het venster te sluiten, en sla daarna de check-in zelf op met Wijzigingen opslaan. Doe je dat laatste niet, dan is de nieuwe volgorde niet bewaard.

Schema en herinnering instellen

1. Klik tijdens het bewerken van een check-in onderaan op Schema & herinnering instellen. Staat er al een schema, dan heet de knop Schema bewerken
2. Selecteer bij Verstuur op de weekdagen waarop de check-in wordt aangemaakt
3. Vul optioneel bij Herinnering tijdstip een tijd in als hh:mm (bijv. 08:30)
4. Klik op Wijzigingen opslaan in het venster, en sla daarna de check-in zelf ook op

De weekdagen bepalen wanneer de check-in voor je cliënt wordt aangemaakt: dat gebeurt om middernacht op elke gekozen dag. Het tijdstip doet iets anders: het stuurt op dat moment een herinnering. Laat je het tijdstip leeg, dan wordt de check-in gewoon klaargezet, maar krijgt je cliënt er geen herinnering bij.

De herinnering verschijnt in de app, en gaat afhankelijk van de notificatievoorkeuren van je cliënt ook per e-mail of als pushbericht.

Acties

In het Check-ins overzicht zie je achter elke check-in 3 puntjes met Acties:

• Bewerken: de check-in aanpassen
• Dupliceren: na bevestigen komt er een kopie met dezelfde vragen, categorieën en herinnering. De kopie krijgt "[kopie]" achter de titel en opent meteen, zodat je hem kunt hernoemen en aanpassen. Het origineel en de cliënten aan wie het is toegewezen veranderen niet
• Toewijzen aan cliënt: je kiest één of meer cliënten, de dagen waarop de check-in wordt aangemaakt (Verstuur op, verplicht), optioneel een Herinnering tijdstip en of je zelf op de hoogte gehouden wilt worden. Achter Verstuur op en Herinnering tijdstip staat een info-icoontje met uitleg
• Verwijderen: verwijderen uit je bibliotheek

Meer check-ins tegelijk toewijzen: vink ze in het overzicht aan, klik op Acties openen en kies Toewijzen aan cliënt. Kies de cliënten en klik op Toevoegen. Je kiest uit je eigen actieve cliënten, ook als je Admin bent. Daarna krijg je per cliënt één melding met wat er is toegewezen. In bulk vraagt Coachio alleen de cliënten: elke check-in houdt zijn eigen Verstuur op, herinneringstijd en Houd mij op de hoogte.

Vandaag toewijzen op een dag uit het schema

Staat de dag van vandaag bij Verstuur op, dan wordt de check-in bij het toewijzen meteen aangemaakt. Je cliënt hoeft dan niet tot de volgende gekozen weekdag te wachten.

"Houd mij op de hoogte" bepaalt of je de check-in kunt beoordelen

Deze optie doet meer dan alleen meldingen sturen. Staat hij uit, dan komt een ingevulde check-in binnen als Afgerond in plaats van Open: je krijgt geen melding, en de check-in telt niet mee in de widget Openstaande check-ins op je dashboard of in het Check-in-blok op het cliëntoverzicht. Je moet er dus zelf naartoe.

Beoordelen kan wél: open de cliënt, ga naar het tabblad Check-ins, en zolang er nog geen beoordeling staat vind je daar gewoon de knop Check-in beoordelen. Wil je actief op de hoogte gehouden worden, zet deze optie dan aan.

Een ingevulde check-in beoordelen

Beoordelen doe je niet in de Bibliotheek, maar bij de cliënt zelf: open de cliënt en ga naar het tabblad Check-ins. In de tweede rij staan Check-ins en Vragenlijsten; kies Check-ins. Daaronder staat een tabblad per check-in die aan deze cliënt is toegewezen, links de ingediende check-ins op datum met hun status, en rechts de antwoorden van de check-in die je hebt aangeklikt.

Alle check-ins die op jouw beoordeling wachten staan bij elkaar in de widget Openstaande check-ins op je dashboard.

De statussen

Status	Betekenis
Nieuw	Klaargezet voor je cliënt, nog niet ingevuld
Open	Ingevuld en ingediend, wacht op jouw beoordeling
Beoordeeld	Je hebt feedback gegeven
Afgerond	Ingevuld op een check-in waarvoor je geen meldingen wilde. Je kunt hem alsnog beoordelen zolang er nog geen beoordeling staat (zie de waarschuwing hierboven)

Een beoordeling schrijven

1. Klik links op de check-in met de status Open (of Afgerond, zolang er nog geen beoordeling staat)
2. Klik rechtsboven op Check-in beoordelen
3. Vul je beoordeling in. Dit veld is verplicht
4. Voeg optioneel een video toe: upload een videobestand, of plak een link naar YouTube of Loom
5. Klik op Wijzigingen opslaan

De check-in krijgt daarna de status Beoordeeld, en je cliënt krijgt de melding "Jouw check-in is beoordeeld" in de app - plus een e-mail of pushbericht, afhankelijk van de notificatievoorkeuren van je cliënt.

Een beoordeling teruglezen of aanpassen

Bij een beoordeelde check-in staat je feedback in een blok Beoordeling boven de antwoorden, met de datum waarop je hem gaf. Een geüploade video speelt daar direct af; een YouTube- of Loom-link wordt als video getoond.

Beweeg met je muis over het kopje Beoordeling en klik op het potlood om je feedback aan te passen.

Een check-in stoppen voor één cliënt

Een check-in is een terugkerend ritme, geen eenmalige afspraak: je koppelt hem aan een cliënt en stelt in op welke dagen hij verstuurd wordt. Je plant hem dus niet op één specifieke dag in.

Wil je de check-in voor één cliënt stoppen, doe dat dan vanuit de cliënt-planner: beweeg over de check-in-kaart en klik op het kruisje.

Wat gebeurt er met de oude check-ins?

De check-in wordt gedeactiveerd, niet gewist. Al ingevulde check-ins blijven gewoon staan, en check-ins uit het verleden blijven zichtbaar in de historie. Alleen naar de toekomst toe stopt hij.