Bedrijfsgegevens

Via Instellingen (/account) beheer je de gegevens en instellingen van je bedrijf binnen Coachio. Deze instellingen gelden voor je hele team.

Wie ziet deze pagina?

Bedrijfsgegevens is alleen beschikbaar voor teamleden met de rol Admin. Andere coaches zien alleen hun persoonlijke profiel.

De pagina is opgedeeld in tabbladen:

Algemeen

• Bedrijfsnaam: wordt getoond in e-mails en op je publieke onboarding-pagina
• Branche: waar je praktijk zich op richt, bijvoorbeeld personal training, voeding of fysiotherapie
• KvK / BTW-nummer
• Adresgegevens: land, postcode, huisnummer, straat en woonplaats. Vul je een Nederlandse postcode en huisnummer in, dan worden straat en woonplaats automatisch aangevuld. Adres-velden zijn optioneel.
• Contactgegevens: e-mailadres en telefoonnummer

Huisstijl

• Bedrijfslogo uploaden
• Huisstijlkleur kiezen
• Wordt toegepast op het dashboard, e-mails en facturen naar cliënten, en de cliënt-app

Beschikbaar afhankelijk van abonnement

Het tabblad Huisstijl zie je altijd. Ondersteunt je pakket geen eigen huisstijl, dan staan de velden uitgeschakeld met de tekst dat je je pakket kunt upgraden om je eigen logo en merkkleur in te stellen. Je kunt dan dus wel zien wat het inhoudt, maar niets opslaan.

E-mails vanuit jouw bedrijfsnaam

Mails over jouw coaching, zoals cliëntuitnodigingen, check-ins, chatberichten, afspraken en facturen, gebruiken voortaan automatisch jouw bedrijfsnaam. Daar is geen apart pakket voor nodig. Ondersteunt je pakket ook Huisstijl, dan gebruikt de mail bovendien je eigen logo en huisstijlkleur; anders blijft de Coachio-opmaak staan.

Account-, beveiligings- en Coachio-abonnementsmails blijven bewust onder de naam Coachio verstuurd. Ook het technische afzenderadres verandert niet in een eigen domein.

Betaling

Op het tabblad Betaling leg je vast hoe je cliënten je betalen wanneer je dat handmatig doet, wanneer een factuur vervalt, en staan een paar instellingen die voor je hele werkruimte gelden.

Bovenaan het tabblad staat een statusregel die vertelt welke van de twee werelden voor jou geldt:

• Heb je geen betaalprovider gekoppeld, dan staat er dat betalingen handmatig verlopen: je cliënt krijgt een factuur met je IBAN en jij vinkt de betaling zelf af. Ernaast staat de knop Betaalprovider koppelen, die je naar Functies beheren brengt.
• Heb je er wel een, dan staat er via welke module online betalen loopt, met een knop naar diezelfde module.

De koppeling zelf staat niet op dit tabblad

Je betaalprovider kies en verbind je in Instellingen > Functies beheren, op de kaart van die provider. Daar staan ook het websiteprofiel, de test-/live-modus en de knop om een testbetaling te doen. Zie Functies beheren.

Handmatige (offline) betalingen

Werk je met bankoverschrijvingen, dan vul je in:

• IBAN en BIC/SWIFT
• Betaalinstructie: de tekst die je cliënt op de factuur ziet, bijvoorbeeld onder vermelding van welk kenmerk hij moet betalen.

Standaard betaaltermijn

Het aantal dagen dat een cliënt heeft om een factuur te betalen, standaard 14 dagen. De vervaldatum die daaruit volgt staat op de factuur en bepaalt wanneer een factuur in Transacties op Achterstallig springt.

Herinneringen

Rechts op hetzelfde tabblad staat het blok Herinneringen, met één schakelaar: Automatisch herinneren aan onbetaalde facturen. Die staat standaard uit.

Zet je hem aan, dan verschijnen twee velden: Eerste herinnering (standaard 3 dagen na de vervaldag) en Tweede herinnering (standaard 14 dagen). Achter elk veld rekent het scherm voor op welke dag dat valt, bijvoorbeeld Verstuurd op dag 17 bij een betaaltermijn van 14 dagen; dat schuift mee als je de termijn wijzigt. Met Voorbeeld eerste herinnering en Voorbeeld tweede herinnering bekijk je de mails zoals je cliënt ze krijgt.

Meer over hoe die herinneringen werken staat bij Facturatie.

Overige instellingen

• Toegang zonder betaald abonnement toestaan: staat dit aan, dan kan een cliënt inloggen zonder een lopend betaald abonnement. Zet je het uit, dan wordt de app pas toegankelijk na betaling.
• Toon prijzen inclusief BTW op facturen: bepaalt of je facturen bedragen inclusief of exclusief btw tonen.

Beide instellingen gelden voor je hele werkruimte en dus voor al je cliënten.

Btw-percentage per abonnement

Het btw-percentage stel je niet hier in, maar per abonnement (0%, 9% of 21%). Zie Abonnementen.

Functies beheren

Op dit tabblad staan de optionele functies en modules, als kaarten die je aan- en uitzet. Het is een eigen scherm geworden met detailvensters per module, integraties en hun instellingen: zie Functies beheren.

Logboek

Op dit tabblad staat de audit trail van je werkruimte: wie wat wanneer heeft gewijzigd. Zie Logboek.

Voorwaarden

Op dit tabblad staat één veld: Algemene Voorwaarden. Je typt of plakt hier de tekst die cliënten te zien krijgen bij het accepteren van een abonnement, met een opmaakbalk voor koppen, lijstjes en links.

Opslaan

Per tabblad sla je wijzigingen op met de Opslaan-knop. Wijzigingen zijn direct van toepassing op je hele team en alle cliënten.