De cliënt-planner

De planner is een kalender per cliënt. Je ziet er in één blik wat je gepland hebt en wat de cliënt daadwerkelijk gelogd heeft, en je plant er alles in wat je aan die cliënt wilt koppelen: trainingen, voedingsplannen, supplementen, gewoonten, meetgegevens en formulieren.

De planner openen

Open een cliënt en ga naar het tabblad Overzicht. Linksboven staat een schakelaar met twee standen:

• Kaarten: de blokkenweergave met de kerncijfers (zie Coach dashboard).
• Planner: de weekkalender.

Je keuze wordt onthouden, dus je komt terug in de weergave waar je het laatst in werkte.

De periode kiezen

In de balk boven de weergave staat een datumkiezer met pijltjes ernaast. Die pijltjes verspringen met de lengte van de periode die je zelf hebt gekozen: kies je veertien dagen, dan springt een pijl veertien dagen terug, niet een week. Kaarten en Planner hebben allebei hun eigen kiezer, dus je periode begint opnieuw als je wisselt.

De planner tekent een periode als volle weekrijen onder elkaar. Kies je een maand, dan krijg je dus de weken van die maand onder elkaar, elk met de kaarten, banden en sleepacties die de weekweergave altijd al had. Een dag die buiten je periode valt blijft leeg. Elke weekrij heeft zijn eigen totalenbalk en samenvatting ernaast.

Een periode is maximaal 31 dagen, in beide weergaven. Kies je een langere periode, dan wordt de einddatum aangepast met een melding erbij. Het verschil tussen de twee: Kaarten rapporteert over wat geweest is en komt niet voorbij vandaag, de Planner is waar je vooruit plant en mag dus wel de toekomst in.

De datumkiezer heeft de voorkeuzes Vandaag, Gisteren, Afgelopen 7 Dagen, Afgelopen 30 Dagen, Deze Maand en Vorige Maand.

De week lezen

Boven elke weekrij staat de weektotalen-balk met de kerncijfers over die zeven dagen:

• Trainingen: afgerond versus gepland (bijvoorbeeld 3/4)
• Actief: de totale actieve tijd uit de afgeronde trainingen
• De belangrijkste meetwaarde (meestal Gewicht) met de laatste waarde en het verschil binnen de week
• Voeding: de gemiddelde dagelijkse adherentie op calorieën
• Gewoonten: het voltooiingspercentage
• Het aantal foto's

Elke dagkolom heeft bovenaan een macro-header (een ring met het adherentie-percentage, de calorieën en de dagdoelen). Hover erover voor de verdeling in koolhydraten, vetten en eiwitten. Daaronder staat de dag in twee delen: Gepland en Gelogd.

Programma's, voedingsplannen en supplementenplannen lopen als een band over de dagen heen, met daarin tot wanneer ze doorlopen.

Als Women's Health beschikbaar is in jouw omgeving en de cliënt haar cyclus met jou deelt, kan boven de dagen ook een gekleurde faseband staan. Die toont bijvoorbeeld menstruatie, folliculaire fase, ovulatie of luteale fase. Loopt er een zwangerschap die de cliënt met jou deelt én heb jij daarvoor het recht, dan vallen de gewone cyclusvoorspellingen weg: de zwangerschap gaat voor. Zie je de zwangerschap niet, dan blijven de gewone fasebanden gewoon staan.

Weeksamenvatting

Klik in de toolbar op Samenvatting en er schuift rechts een paneel open met de week in cijfers: het aantal sessies, de trainingstijd, de afstand, de kcal en een verdeling per sport.

Alleen gemeten werk

Alles in dit paneel komt uit wat een horloge heeft gemeten. Vink jij een training zelf af, dan levert dat geen tijd en geen afstand op. Daarom staat onder de cijfers over hoeveel sessies het gaat, bijvoorbeeld 4 van 5 sessies gemeten. Er wordt niets geschat uit het programma: een krachttraining heeft sets en herhalingen en geen klok.

Het aantal sessies is de uitzondering: daar telt elke afgeronde sessie mee, gemeten of niet. Rustdagen tellen nergens mee. Hartslagzones en trainingseffect staan er niet in, omdat Garmin en Polar die niet aanleveren.

Iets inplannen: het bibliotheek-paneel

Klik in de toolbar op Bibliotheek. Er schuift een paneel open met alles wat je aan de cliënt kunt geven, gegroepeerd in Training (losse trainingen, trainingsprogramma's), Voeding (voedingsplannen, supplementen) en Gezondheid & vragenlijsten (gewoonten, meetgegevens, vragenlijsten, check-ins). Met het zoekveld zoek je in één keer door alle categorieën.

Wat er onder Losse trainingen staat

Losse trainingen toont alleen de trainingen uit je eigen Trainingen-bibliotheek. Losse dagen die bij een trainingsprogramma horen staan er niet tussen; die plan je in door het hele programma op een dag te slepen.

Het paneel kent twee manieren om iets aan een cliënt te geven, en dat onderscheid is belangrijk:

• Inplannen (hangt aan een datum): losse trainingen, programma's, voedingsplannen, supplementen en vragenlijsten. Sleep het item op een dag. Je kunt ook op de + in een dagcel klikken: de bibliotheek springt dan in plan-modus ("Plannen op ma 13 jul") en je volgende klik plant het item op die dag.
• Koppelen (geldt voor de hele cliënt, zonder datum): gewoonten en meetgegevens. Die klik je aan. Zodra ze gekoppeld zijn, tonen ze de badge Gekoppeld en zijn ze niet meer aanklikbaar.

Vragenlijsten en check-ins blijven altijd aanklikbaar en sleepbaar, ook als je ze eerder al hebt uitgezet: je kunt dezelfde lijst zo vaak sturen als je wilt. Heeft de cliënt er al eens een ingediend, dan staat achter het item Laatst verzonden met die datum, in plaats van de badge Gekoppeld. Sleep je een check-in op een dag, dan opent hetzelfde instelvenster als bij een klik: een check-in loopt op een ritme, dus de dag waarop je losliet doet er niet toe.

Sleep je een programma, voedingsplan of supplementenplan op een dag, dan vraagt Coachio eerst om de looptijd. De Startdatum is de dag waarop je losliet en staat vast; alleen de Einddatum kun je aanpassen. Coachio vult die alvast in: bij een trainingsschema op basis van het aantal weken van dat schema, bij een voedings- of supplementenschema standaard op vier weken.

Check-ins hangen niet aan een dag

Een check-in is een terugkerend ritme, geen eenmalige afspraak. Klik hem in het paneel aan, dan opent het venster waarin je instelt op welke dagen hij verstuurd wordt (Verstuur op), op welk tijdstip de herinnering komt, en of je zelf op de hoogte gehouden wilt worden. Valt vandaag binnen die dagen, dan gaat de check-in meteen de deur uit.

Zet Houd mij op de hoogte aan als je gewezen wilt worden op een ingevulde check-in: staat hij uit, dan komt de check-in binnen als Afgerond en zie je hem niet terug in de widget Openstaande check-ins. Beoordelen kan dan nog steeds, via het tabblad Check-ins van de cliënt. Zie Een ingevulde check-in beoordelen.

Een vragenlijst voor een dag in de toekomst

Plan je een vragenlijst op een toekomstige dag, dan wordt hij niet meteen verstuurd. Hij staat bij jou op de planner met het label gepland, en de cliënt ziet nog niets. Op de geplande dag zet Coachio hem automatisch klaar en krijgt de cliënt hem.

Plan je een vragenlijst op vandaag, dan gaat hij direct naar de cliënt.

De labels op een formulierkaart zijn:

Label	Betekenis
verwacht	Een check-in die nog gegenereerd moet worden
gepland	Klaargezet voor een dag in de toekomst, cliënt ziet nog niets
open	Bij de cliënt, nog niet ingevuld
ingevuld	De cliënt heeft hem ingediend

Een afspraak toevoegen vanuit de planner

Klik op de + van een dag en kies Afspraak toevoegen. Omdat je de afspraak vanuit de planner van één cliënt opent, staat die cliënt automatisch geselecteerd bij Genodigden. Je kunt de selectie nog verwijderen voordat je opslaat.

Laat je de cliënt geselecteerd, dan verschijnt de afspraak ook in zijn agenda en ontvangt hij de normale uitnodiging. Zo blijft een afspraak die je vanuit de cliënt-planner maakt niet per ongeluk alleen in je eigen coachagenda staan.

Items verplaatsen

Geplande trainingen, coach-notities en losse afspraken kun je met slepen naar een andere dag verplaatsen.

Afgeronde trainingen staan vast

Een training die de cliënt al heeft afgerond of overgeslagen kun je niet verslepen: die hoort bij de dag waarop hij gebeurde. Je ziet de sleep-greep dan ook niet.

Een item van de planning halen

Beweeg over een formulierkaart en klik op het kruisje:

• Een check-in wordt gedeactiveerd voor deze cliënt. Al ingevulde check-ins blijven gewoon bestaan, en check-ins in het verleden kun je niet weghalen.
• Een vragenlijst wordt verwijderd, maar alleen als de cliënt hem nog niet heeft ingevuld.

Plannen (programma, voedingsplan, supplementenplan) haal je weg via de knop Deactiveren in hun drawer. Ze verdwijnen dan uit de planner.

Detail-drawers

Klik op een kaart om de details te openen in een paneel aan de zijkant:

Type	Wat je ziet en kunt doen
Training	Status, programmanaam, de feedback van de cliënt (ervaren zwaarte, hoe het voelde en een eventuele notitie) en de volledige oefening- en set-opbouw. Bewerken opent de builder
Programma	Een regel met de looptijd, de week waarin de cliënt zit ("week 3 / 8") en hoeveel dagen er af zijn ("5 / 24 voltooid"), plus het aantal geannuleerde dagen als die er zijn. Daaronder het weekrooster: klik een dag aan om door te klikken naar die training
Gewoonte en Meetgegeven	Het verloop en de recente waarden. Bewerken doe je direct in de drawer
Maaltijd	De dagmacro's en wat er per maaltijd gelogd is
Formulier	Status en de volledige vragen met antwoorden
Voedingsplan en Supplementenplan	De inhoud en de looptijd, met de knop Deactiveren
Foto	De voortgangsfoto's van die dag

Coach-notities per dag

Klik op de + in een dagcel en kies onder Overig voor Coach-notitie. Er opent dezelfde notitielade als elders in Coachio, met een Titel, het veld Notitie, een datum en het vinkje Deel met cliënt. Ze verschijnt als kaart bij Gepland op die dag, en je kunt haar later bewerken, naar een andere dag slepen of verwijderen.

De datum die je invult is de dag waarop de notitie in de planner staat, en dat is ook de datum die op de kaart staat. Laat je hem leeg, dan staat de notitie alleen in het dossier van de cliënt en nergens op de kalender.

Delen is een keuze per notitie

Een notitie is standaard niet zichtbaar voor je cliënt. Zet Deel met cliënt aan als je hem wel wilt delen; je cliënt krijgt daar de eerste keer een melding van. Een notitie zonder cliënt kun je niet delen: die is van jou.

Wat je op welk scherm ziet

In het cliëntdossier staan alle notities over die cliënt, ook die van een collega. Op je dashboard zie je alleen notities over je eigen cliënten.

De agenda opschonen met filters

Heeft een cliënt tien meetwaarden en acht gewoonten, dan wordt de weekkolom snel vol. Klik rechts in de toolbar op Filter om te bepalen wat je in deze agenda wilt zien:

• Meetgegevens: per meetwaarde tonen of verbergen
• Gewoonten: per gewoonte tonen of verbergen
• Programma's en check-ins: de plan-banden en check-ins aan- of uitzetten, en de Voedingskaarten (de macro-headers) verbergen. In diezelfde groep staat ook een schakelaar Cyclus voor de faseband, maar alleen bij een coach die de cyclusgegevens van deze cliënt mag zien

Bij Meetgegevens en Gewoonten staat ook de link Herschik: sleep aan de greep om de volgorde in deze agenda te bepalen. Die link verschijnt pas zodra er in die groep meer dan één item staat.

Filteren stopt het tracken niet

Verbergen is puur je eigen weergave. De cliënt blijft alles gewoon bijhouden in de app, en de instelling geldt alleen voor jou en deze cliënt. Werken er twee coaches met dezelfde cliënt, dan houdt ieder zijn eigen weergave.

Je keuze geldt op alle schermen van deze cliënt

Sinds versie 1.6.1 werkt dit niet meer alleen in de planner. Wat je hier verbergt of herschikt, verdwijnt ook uit de kaarten Meetgegevens en Gewoonten op het tabblad Overzicht en uit de tabbladen Meetgegevens en Gewoonten zelf. Eén keer opruimen is genoeg.

Uitzondering: meetwaarden die vanuit Polar binnenkomen staan niet in de lijst en kun je dus niet verbergen.