Thema
Afspraken aanmaken
Een afspraak toevoegen
- Klik op een datum of tijdslot in de agenda, of gebruik de knop Afspraak rechtsboven
- Vul de volgende gegevens in:
- Titel van de afspraak
- Hele dag: schakel in als de afspraak een hele dag beslaat
- Meerdere dagen: schakel in als de afspraak over meer dan een dag loopt
- Datum: staat Meerdere dagen aan, dan wordt dit Startdatum en verschijnt er een Einddatum
- Starttijd en eindtijd (verborgen bij hele-dag-afspraken)
- Locatie (optioneel): heb je ruimtes ingericht in het bedrijfsrooster, dan kies je hier een van je eigen ruimtes, of Anders en dan typ je zelf een adres in het tweede veld Locatie. Heb je geen ruimtes, dan is het gewoon een tekstveld. Zie ook Zien of een ruimte vrij is
- Categorie: kies een agenda-categorie. Nieuwe categorieën maak je niet in dit scherm aan; de categorieën van je gekoppelde Google- en Outlook-agenda's komen uit die koppeling
- Genodigden: nodig teamleden of cliënten uit door hun naam te zoeken (Admins zien alle gebruikers, coaches zien collega's en eigen cliënten)
- Beschrijving (optioneel)
- Herhalen: kies uit niet herhalend, dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks, werkdagen of aangepast (met dagkeuze). Bij een herhaling kun je een einddatum of een aantal keer instellen
- Sla de afspraak op
Een PT-sessie plannen
Staat de module Boeking aan, dan maak je met het soort PT-sessie een sessie voor één cliënt in het bedrijfsrooster, met die cliënt er meteen in geboekt.
- Open het formulier zoals bij een afspraak en kies bij Soort de optie PT-sessie
- Kies de Cliënt. Een coach kiest uit de eigen cliënten, een Admin uit alle actieve cliënten
- Vul datum, tijd en eventueel een ruimte in
- Tegoeden (alleen als Tegoeden aanstaat): hoeveel tegoeden de sessie kost, 0 is gratis. Het veld begint op wat deze cliënt de vorige keer betaalde, en het saldo van de cliënt staat erbij
- Wil je een vaste afspraak, stel dan Herhalen in zoals bij een afspraak. Een reeks PT-sessies heeft altijd een aantal keer of een einddatum
- Sla op
Coachio boekt de cliënt in en schrijft de tegoeden af. Is het saldo te laag voor de hele planning, dan wordt er niets gepland en zie je het saldo onder het veld Tegoeden. De cliënt krijgt één bevestiging, ook bij een reeks.
Een PT-sessie plan je ook vanuit de chat: in de zijbalk van het gesprek staat Plan PT-sessie, met de cliënt al ingevuld. Na opslaan staat er een kaartje met de planning in het gesprek.
- Je collega's zien de sessie als PT-sessie · jouw naam, zonder de naam van de cliënt. Een Admin ziet de cliënt wel. Andere cliënten zien de sessie nergens.
- Annuleren, verplaatsen, aanwezig en no-show doe je in de sessie zelf, zoals bij elke sessie. Annuleren boekt de tegoeden terug. De cliënt kan zelf annuleren tot de gewone annuleringstermijn.
- Een bestaande afspraak wordt geen PT-sessie: het soort van een opgeslagen afspraak kun je niet zo omzetten. Zonder de module Boeking blijft een PT-sessie een gewone afspraak.
Zien of een ruimte vrij is
Kies je bij Locatie een van je ruimtes, dan laat Coachio zien wat er die dag al in die ruimte staat. Dat gebeurt alleen als de module Boeking aanstaat en je minstens één actieve ruimte hebt.
- De dagagenda van de ruimte staat naast het formulier, op een scherm vanaf ongeveer 1024 pixels breed. Je ziet de hele dag, met de afspraken en sessies in die ruimte. Een afspraak van een collega heet Bezet · naam, tenzij je Admin bent of zelf bent uitgenodigd. Wat je aan het plannen bent, staat erin als blok met een stippelrand. Je kunt niets in deze agenda aanklikken.
- Een waarschuwing onder het veld Locatie als de ruimte op dat tijdstip al bezet is, met wat er staat, bijvoorbeeld "Studio A is op dit tijdstip bezet: 18:00 - 19:00 Bootcamp". Een afspraak die om 14:00 begint, botst niet met een die om 14:00 eindigt.
De waarschuwing houdt je niet tegen: je kunt de afspraak gewoon opslaan. Een adres dat je zelf typt onder Anders telt niet mee. Bij een afspraak van een hele dag zie je de dagagenda, maar geen waarschuwing. Vrije dagen staan niet in deze dagagenda.
Bij een sessie en een schema in het bedrijfsrooster werkt het net zo. Zie Bedrijfsrooster.
Afspraken beheren
- Bewerken: klik op een afspraak om details te bekijken, te bewerken of te verwijderen
- Duur aanpassen: pas de start- en eindtijd aan in het formulier. Je kunt een afspraak niet groter of kleiner trekken aan de randen
- Slepen: in de weekweergave versleep je een afspraak naar een ander tijdslot of een andere dag. Dat kan alleen bij je eigen afspraken van een dag, niet bij afspraken waarvoor je zelf bent uitgenodigd, niet bij afspraken over meerdere dagen en niet bij items uit Google, Outlook of het bedrijfsrooster. De duur blijft gelijk. Sleep je een terugkerende afspraak, dan verplaatst de hele serie mee; Coachio vraagt dat eerst nog even te bevestigen
- Terugkerende afspraken: bewerk of verwijder je een afspraak uit een serie, dan vraagt Coachio eerst wat je bedoelt: Alleen deze afspraak, Deze en volgende afspraken of Hele serie
Een losse afspraak uit een serie wordt een nieuwe afspraak
Kies je Alleen deze afspraak of Deze en volgende afspraken, dan maakt Coachio daarvoor een nieuwe afspraak aan. De genodigden krijgen daar een nieuwe uitnodiging voor, en hun eerdere antwoord telt daar niet meer mee. Bij Hele serie blijven bestaande antwoorden staan.
Een afspraak in een ruimte bezet die ruimte
Zet je een PT-sessie in Studio A, dan zie je Studio A als bezet in de planner-stand Per ruimte en op het tabblad Planning van het bedrijfsrooster. Een collega ziet daar dat de zaal bezet is, maar niet wat er staat: het blok heet Bezet · jouw naam, in de planner alleen Bezet. Een teamlid met de rol Admin leest op die twee schermen wel gewoon je titel. Een getypt adres telt niet mee als ruimte.
Koppelen aan cliënten
Afspraken waarvoor je een cliënt uitnodigt:
- Verschijnen in jouw agenda
- Verschijnen in de agenda van je cliënt in de mobiele app
- Leveren de cliënt een uitnodiging op, die hij kan accepteren of afwijzen. Zie Meldingen rond afspraken
Uitnodigingsstatussen:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| In afwachting | De cliënt heeft nog niet gereageerd |
| Geaccepteerd | De cliënt heeft de uitnodiging geaccepteerd |
| Afgewezen | De cliënt heeft de uitnodiging afgewezen |
Haal je iemand uit de lijst met genodigden, dan vervalt zijn uitnodiging. Voeg je iemand toe, dan krijgt alleen die persoon een uitnodiging; de antwoorden van de anderen blijven staan.
Wat er niet op de agendapagina staat
Trainingen, check-ins en abonnementsdatums van cliënten staan niet in de agenda onder het menu-item Agenda. Die vind je op de Agenda-tab bij de cliënt zelf, en in de cliënt-planner.