Afspraken aanmaken

Een afspraak toevoegen

1. Klik op een datum of tijdslot in de agenda, of gebruik de knop Afspraak rechtsboven
2. Vul de volgende gegevens in:
   • Titel van de afspraak
   • Hele dag: schakel in als de afspraak een hele dag beslaat
   • Meerdere dagen: schakel in als de afspraak over meer dan een dag loopt
   • Datum: staat Meerdere dagen aan, dan wordt dit Startdatum en verschijnt er een Einddatum
   • Starttijd en eindtijd (verborgen bij hele-dag-afspraken)
   • Categorie: kies een agenda-categorie. Nieuwe categorieën maak je niet in dit scherm aan; de categorieën van je gekoppelde Google-agenda's komen uit die koppeling
   • Genodigden: nodig teamleden of cliënten uit door hun naam te zoeken (Admins zien alle gebruikers, coaches zien collega's en eigen cliënten)
   • Waar (optioneel): heb je ruimtes ingericht in het bedrijfsrooster, dan kies je hier een van je eigen ruimtes, of Anders en dan typ je zelf een Adres. Heb je geen ruimtes, dan is het gewoon een tekstveld
   • Beschrijving (optioneel)
   • Herhalen: kies uit niet herhalend, dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks, werkdagen of aangepast (met dagkeuze). Bij een herhaling kun je een einddatum of een aantal keer instellen
3. Sla de afspraak op

Afspraken beheren

• Bewerken: klik op een afspraak om details te bekijken, te bewerken of te verwijderen
• Duur aanpassen: pas de start- en eindtijd aan in het formulier. Je kunt een afspraak niet groter of kleiner trekken aan de randen
• Slepen: in de weekweergave versleep je een afspraak naar een ander tijdslot of een andere dag. Dat kan alleen bij je eigen afspraken van een dag, niet bij afspraken waarvoor je zelf bent uitgenodigd, niet bij afspraken over meerdere dagen en niet bij items uit Google of het bedrijfsrooster. De duur blijft gelijk. Sleep je een terugkerende afspraak, dan verplaatst de hele serie mee; Coachio vraagt dat eerst nog even te bevestigen
• Terugkerende afspraken: bewerk of verwijder je een afspraak uit een serie, dan vraagt Coachio eerst wat je bedoelt: Alleen deze afspraak, Deze en volgende afspraken of Hele serie

Een losse afspraak uit een serie wordt een nieuwe afspraak

Kies je Alleen deze afspraak of Deze en volgende afspraken, dan maakt Coachio daarvoor een nieuwe afspraak aan. De genodigden krijgen daar een nieuwe uitnodiging voor, en hun eerdere antwoord telt daar niet meer mee. Bij Hele serie blijven bestaande antwoorden staan.

Een afspraak in een ruimte bezet die ruimte

Zet je een PT-sessie in Studio A, dan zie je Studio A als bezet in de planner-stand Per ruimte en op het tabblad Planning van het bedrijfsrooster. Een collega ziet daar dat de zaal bezet is, maar niet wat er staat: het blok heet Bezet · jouw naam, in de planner alleen Bezet. Een teamlid met de rol Admin leest op die twee schermen wel gewoon je titel. Een getypt adres telt niet mee als ruimte.

Koppelen aan cliënten

Afspraken waarvoor je een cliënt uitnodigt:

• Verschijnen in jouw agenda
• Verschijnen in de agenda van je cliënt in de mobiele app
• Leveren de cliënt een uitnodiging op, die hij kan accepteren of afwijzen. Zie Meldingen rond afspraken

Uitnodigingsstatussen:

Status	Betekenis
In afwachting	De cliënt heeft nog niet gereageerd
Geaccepteerd	De cliënt heeft de uitnodiging geaccepteerd
Afgewezen	De cliënt heeft de uitnodiging afgewezen

Haal je iemand uit de lijst met genodigden, dan vervalt zijn uitnodiging. Voeg je iemand toe, dan krijgt alleen die persoon een uitnodiging; de antwoorden van de anderen blijven staan.

Wat er niet op de agendapagina staat

Trainingen, check-ins en abonnementsdatums van cliënten staan niet in de agenda onder het menu-item Agenda. Die vind je op de Agenda-tab bij de cliënt zelf, en in de cliënt-planner.