Bedrijfsvitaliteit

Met Bedrijfsvitaliteit betaalt een bedrijf, praktijk of sponsor (in Coachio een organisatie) voor een of meer van je cliënten. Het abonnement blijft van de cliënt, met zijn eigen trainingen, voeding en app. Alleen de factuur gaat naar de organisatie, op naam en adres van de organisatie.

Aanzetten

Zet de module Bedrijfsvitaliteit aan in de modulewinkel, onder Cliënten. Je hebt er geen andere module voor nodig. Zonder gekoppelde betaalprovider staat er alleen geen betaallink in de factuurmail.

Kies je bij het aanmaken van je account bij Hoe werk je met je cliënten? voor Ik begeleid medewerkers van bedrijven, dan staat de module al aan.

Module uitschakelen kan pas als geen enkele organisatie meer voor een cliënt betaalt. Ontkoppel die cliënten eerst.

Organisaties

Staat de module aan, dan zie je bovenaan de cliëntenlijst twee tabbladen: Cliënten en Organisaties, elk met het aantal. Op Organisaties klik je op Organisatie toevoegen.

Kaart	Velden
Contact	Naam, Telefoonnummer, E-mailadres algemeen (je contactpersoon, krijgt geen facturen) en Notities
Factuurgegevens	Adres (bij een Nederlandse postcode en huisnummer vult Coachio straat en plaats aan), E-mailadres financieel, KVK-nummer en BTW-nummer
Afspraak	Standaard abonnement, Prijs per abonnement (leeg: de prijs van het abonnement), Betaalwijze, Betaaltermijn en Eén verzamelfactuur voor alle leden

De factuurgegevens worden op elke factuur gekopieerd. Pas je ze later aan, dan geldt dat alleen voor nieuwe facturen.

In de lijst zie je per organisatie of de betaling Op tijd is of dat er een Betalingsachterstand is. Een organisatie die je niet meer gebruikt, zet je op Archiveren.

Betaalwijze en factuur

Bij Betaalwijze kies je:

• Vooraf via betaallink: elke periode een factuur met betaallink. Een periode start pas als de organisatie betaald heeft.
• Op rekening: de periode start meteen, de organisatie betaalt binnen de betaaltermijn. Dit is de standaard bij een nieuwe organisatie.
• Incasso: het bedrag wordt automatisch van de rekening van de organisatie afgeschreven.

Met Eén verzamelfactuur voor alle leden krijgt de organisatie één factuur voor alle gekoppelde cliënten. Bij Op rekening en Incasso komt die één keer per maand, op de 1e, voor de maand ervoor. De eerste komt de nacht na het koppelen. Zet je de schakelaar uit, dan krijgt elke cliënt een eigen factuur op naam van de organisatie.

De factuur gaat naar E-mailadres financieel. Is dat leeg, dan gaat een losse factuur naar de cliënt zelf, en wordt een verzamelfactuur niet gemaild. Vul dit adres dus altijd in als je met een verzamelfactuur werkt.

Incasso voor een organisatie

Open de organisatie en klik op Incassomachtiging vastleggen. Vul de Rekeninghouder, het IBAN en Getekend op in. De machtiging wordt actief zodra de eerste incasso is geslaagd. Op de pagina van de organisatie zie je de status en het machtigingskenmerk. Met Machtiging intrekken stop je de incasso. Hoe incasso verder werkt, lees je bij Betaalwijze en incasso.

Betaling verwerken

Een factuur van een organisatie zet je op betaald via Transacties: op de factuurregel staan Markeren als betaald en Betaalinstructies versturen. Bij de cliënt zelf staan die knoppen niet.

Betaalt een organisatie te laat, dan verlengt alleen het abonnement van de cliënt met de openstaande factuur niet meer. De andere cliënten van die organisatie merken er niets van.

Cliënten koppelen

Koppelen, ontkoppelen en archiveren met gekoppelde cliënten kan alleen een teamlid met de rol Admin.

Open de organisatie en klik bij Gekoppelde cliënten op Cliënt koppelen. Kies een Bestaande cliënt of Nieuwe cliënt uitnodigen (naam en e-mailadres). Vul daarna het Abonnement, de Prijs per periode en de Ingangsdatum in en klik op Koppelen.

De cliënt krijgt een nieuw abonnement dat de organisatie betaalt. Bij de cliënt zie je op de kaart Abonnement Betaald door met de naam van de organisatie. Heeft een nieuwe cliënt zijn uitnodiging nog niet geaccepteerd, dan staat hij op Wacht op activering en wordt er nog niets gefactureerd.

Ontkoppelen: de organisatie betaalt de lopende periode nog. Daarna betaalt de cliënt zelf. Je kiest of hij de afgesproken prijs houdt of teruggaat naar de prijs van het abonnement.

Archiveer je een organisatie met gekoppelde cliënten, dan kies je of die cliënten daarna zelf betalen of dat hun abonnement stopt aan het einde van de termijn. Zet je de organisatie later terug, dan komen de cliënten niet vanzelf mee terug.

Wat de organisatie ontvangt

Naast de facturen krijgt E-mailadres financieel een bericht bij elke wijziging, met de prijs en het nieuwe totaal per periode:

• een nieuwe cliënt is gekoppeld
• een cliënt is ontkoppeld
• het abonnement van een cliënt is opgezegd
• de prijs voor een cliënt is gewijzigd

Loopt het abonnement van een cliënt binnenkort af, dan krijgt E-mailadres algemeen een herinnering, op dezelfde dagen als je herinneringen voor abonnementen. Is dat adres leeg, dan gaat de herinnering naar het financiële adres.