Functies beheren

Instellingen > Functies beheren is de plek waar je bepaalt welke onderdelen van Coachio je praktijk gebruikt. Elke functie is een kaart die je aan of uit kunt zetten, met zijn eigen instellingen eronder.

Wie ziet deze pagina?

Net als de rest van Instellingen is dit scherm er alleen voor teamleden met de rol Admin. Wat je hier aanzet geldt voor je hele team en al je cliënten.

De kaarten

De kaarten staan gegroepeerd per categorie: Planning, Verkoop, Betalingen, Cliëntbeheer, Gezondheid, Boekhouding, Marketing en Overig. Bovenaan staat een zoekveld waarmee je op naam zoekt, met daarnaast een keuzelijst waarmee je op één categorie filtert of via Alles de hele lijst laat staan. Onder de balk staat hoeveel modules je nu ziet en welke filters dat aantal hebben bepaald.

Elke kaart heeft twee knoppen:

Knop	Wat je krijgt
Bekijken	Het detailvenster: waar de module voor is, Wat je krijgt, met welke modules hij samenwerkt en een link naar de website van de leverancier
Activeren of Beheren	Aanzetten, of het instellingenvenster van een module die al aanstaat

Het detailvenster is geen doodlopende weg: onderin staat Activeren als de module uitstaat, en Beheren plus Module uitschakelen als hij aanstaat. Je kunt dus lezen wat iets doet en het in hetzelfde venster aanzetten.

Op een kaart staat ook of het om een eigen module gaat of om een koppeling met een externe dienst waarvoor je een eigen account nodig hebt, en of hij nog Nog instellen vraagt.

De oranje badge "Aandacht nodig"

Een module die aanstaat en werkt kan tóch om aandacht vragen. Dan staat er een oranje Aandacht nodig in plaats van het groene Actief. Er gaat niets stuk, maar er is iets dat je beter nu regelt dan op het moment dat het misgaat. Voorbeeld: een Mollie-koppeling die nog op de oude API-sleutels loopt int gewoon geld, maar die sleutels worden niet meer uitgegeven, dus bij de eerstvolgende wissel sta je stil. Open de kaart, daar staat wat er van je gevraagd wordt.

Een module aanzetten

1. Klik op Bekijken en lees wat de module doet.
2. Klik op Activeren en bevestig.
3. Vul de instellingen in en klik op Opslaan.

Sommige modules hebben naast instellingen ook Acties: knoppen die iets uitvoeren in plaats van iets bewaren, bijvoorbeeld verbinden met een betaalprovider of een testbetaling doen. Die staan in hetzelfde venster, onder de instellingen.

Heeft een module niets in te stellen, dan zegt het venster dat: hij werkt zodra hij aanstaat, en er is geen opslaanknop.

Botst een module met iets dat je al aan hebt staan, dan zegt de kaart welke module je eerst uit moet zetten.

Een module uitzetten

Klik op Module uitschakelen. Coachio vraagt om een bevestiging en vertelt daarin wat je achterlaat: gegevens die blijven bestaan, maar waar je niets meer mee kunt.

Twee voorbeelden zoals ze nu in beeld komen:

• Zet je Tegoeden uit, dan zie je hoeveel cliënten nog saldo hebben. Die saldo's blijven staan en worden bij een annulering nog steeds teruggestort; alleen het kopen van nieuwe tegoeden stopt.
• Draai je ook met Boekingen, dan zegt Boekingen er zelf bij dat je geplande lessen daarmee gratis te boeken worden.

Dat tweede is geen fout: de waarschuwing wordt aan elke actieve module gevraagd, want wat je kwijtraakt zit vaak in een module die gewoon blijft draaien. Zie Rooster zonder tegoeden.

Uitzetten gooit geen gegevens weg. Zet je de module later terug, dan gelden je oude instellingen weer.

Wat er in de shop staat

Wat je ziet hangt af van wat Coachio heeft vrijgegeven. Heb je een module al aanstaan, dan houd je hem. De belangrijkste kaarten:

• Tegoeden: tegoedsaldo en transacties van cliënten. Je stelt hier de drempel voor lage credits in, het aantal waaronder een cliënt een seintje krijgt.
• Boeking: periodes, roosters, sessies en reserveringen. Je legt hier je annuleringsvoorwaarden vast, wat er bij een no-show gebeurt, en hoeveel uur van tevoren een cliënt uiterlijk mag boeken en annuleren. Boeking kan zonder Tegoeden.
• Producten: verkoop van tegoedpakketten aan je cliënten. Vereist wel Tegoeden.
• Cliënten in focus: het dagelijkse signalenoverzicht op je dashboard. Staat standaard uit.
• Women's Health: de cyclus- en zwangerschapsmodule. Staat standaard uit en kan door elke omgeving zelf worden aangezet. Je ziet alleen gegevens waarvoor de cliënt toestemming gaf. Zie Cyclus en zwangerschap.
• Mollie: je betaalprovider, zie hieronder.

Er zijn twee redenen waarom je iets niet kunt aanzetten. Een module die Coachio nog niet heeft vrijgegeven staat er helemaal niet; die zie je pas als hij klaar is. Een aangekondigde integratie staat er wel, als grijze kaart met het label Binnenkort.

Die Binnenkort-kaarten zijn er voor integraties die er nog niet zijn: Pay. als tweede betaalprovider naast Mollie, Moneybird en Jortt voor je boekhouding, en Mailchimp en Brevo voor je mailings. Die kun je niet aanzetten; in hun detailvenster staat één knop, waarmee je ons laat weten dat je hem wil. Dat is precies wat bepaalt welke integratie we het eerst bouwen.

Binnenkort: Bedrijfsvitaliteit

We werken aan Bedrijfsvitaliteit: een module waarmee een bedrijf, praktijk of sponsor de rekening betaalt voor een of meer van je cliënten. Het abonnement blijft van de cliënt, met zijn eigen trainingen, voeding en app; alleen de factuur gaat naar het bedrijf, op naam en op het adres van dat bedrijf. Je kiest per bedrijf tussen één verzamelfactuur voor alle medewerkers of een losse factuur per lid.

De module staat nog niet op productie en is daarom nog niet in de shop te vinden. Laat het ons via Hulp en support weten als je hem wilt gebruiken zodra hij er is.

Mollie koppelen

Mollie is een kaart in deze shop geworden; er is geen apart betaalscherm meer om je provider te verbinden.

1. Open de Mollie-kaart en klik op Verbind met Mollie. Je gaat naar Mollie en logt daar in.
2. Heb je meer dan één websiteprofiel bij Mollie, dan kom je meteen terug met het venster Koppeling instellen al open. Daar kies je je websiteprofiel en of je in test- of live-modus werkt. Achter elk profiel staat of het bij Mollie geverifieerd is; een niet-geverifieerd profiel kan geen betalingen aannemen. Zonder gekozen profiel weigert Mollie elke betaling.
3. Gebruik Test betaling maken, ook op de Mollie-kaart, om te controleren of alles staat voordat je cliënten laat betalen.

Heb je nog geen Mollie-account, dan staat er een aanmeldlink naast; die verdwijnt zodra je verbonden bent.

Vraagt Coachio je om opnieuw te verbinden, doe dat dan gewoon: je gekozen profiel en je test-/live-instelling blijven daarbij staan. Dat gebeurt wanneer een nieuwe functie meer rechten van Mollie nodig heeft dan je koppeling heeft; zonder opnieuw verbinden zou je dat pas merken op het moment dat die functie het laat afweten.

Werk je nog met losse Mollie-sleutels?

Een klein aantal praktijken werkt nog met de oude API-sleutels in plaats van met Mollie Connect. Die blijven gewoon werken en je betalingen lopen door, maar je kunt ze niet meer via het scherm wijzigen. Wil je overstappen, verbind dan via de knop hierboven.

De Betaling-tab onder Instellingen is er nog wel, maar gaat over handmatig betalen (je IBAN, BIC en de betaalinstructie op je facturen), over de betaaltermijn en de automatische factuurherinneringen, en over twee schakelaars die voor je hele werkruimte gelden: of cliënten mogen inloggen zonder een lopend betaald abonnement, en of je facturen prijzen inclusief of exclusief btw tonen. Zie Bedrijfsgegevens.

Wat er niet in staat

Je eigen Coachio-pakket regel je niet hier maar bij Facturatie. En de instellingen die over je bedrijf gaan (gegevens, huisstijl, voorwaarden) staan bij Bedrijfsgegevens.