Facturatie

Facturen in Coachio worden automatisch aangemaakt op basis van de abonnementen die je aan cliënten toewijst. Daarnaast kun je ook handmatig facturen aanmaken.

Hoe het werkt

Voor elk actief cliënt-abonnement geldt:

• Er wordt een factuur aangemaakt volgens de ingestelde facturatiefrequentie
• Je cliënten ontvangen de factuur automatisch per e-mail
• Je volgt de factuurstatus in Transacties

Handmatig facturen aanmaken

1. Klik op Nieuwe factuur in het transactieoverzicht
2. Selecteer een cliënt en vul een referentie in (optioneel)
3. Kies de valuta en of prijzen inclusief of exclusief BTW zijn
4. Voeg een of meer factuurregels toe met omschrijving, aantal, prijs en BTW-percentage
5. Klik op Opslaan, de factuur wordt als concept aangemaakt
6. Verstuur de factuur om een factuurnummer toe te wijzen

Hoe een factuur eruitziet

Elke factuur heeft dezelfde opmaak, of je hem nu als voorbeeld in het dashboard bekijkt of als PDF downloadt, en of het om een abonnement of een bestelling gaat:

• je logo linksboven, je bedrijfsgegevens rechtsboven
• de gegevens van de ontvanger daaronder, op de plek waar het venster van een vensterenvelop valt
• de factuurregels, met een btw-staffel eronder
• een betaalblok zolang de factuur openstaat

Bij een bestelling (een tegoed of product dat je cliënt bij jou koopt) sta jij als verkoper op de factuur en je cliënt als klant, met jouw logo en jouw bedrijfsgegevens.

In het factuurvenster

Open je een transactie, dan staan in dat venster de acties die de factuur zelf betreffen:

• Markeer als betaald, of Betaling verwijderen als je een handmatige betaling wilt terugdraaien
• Bewerk: de factuurregels aanpassen
• Verstuur bij een concept, of Opnieuw versturen bij een factuur die al de deur uit is. Je kiest daarbij of de factuur per e-mail gaat of dat je hem als PDF downloadt en zelf verstuurt; in dat laatste geval wordt hij als verstuurd gemarkeerd

Betaaltermijn

Elke factuur krijgt een vervaldatum zodra hij ontstaat: de factuurdatum plus de betaaltermijn van je werkruimte, standaard 14 dagen. De datum staat op de PDF en in de voorvertoning. In het transactieoverzicht staat hij niet als datum maar als termijn onder de status, bijvoorbeeld vervalt over 5 dagen of 3 dagen te laat; die regel kleurt rood zodra de termijn voorbij is en er nog niet betaald is.

De termijn stel je in onder Instellingen > Bedrijfsgegevens > Betaling. Zie Bedrijfsgegevens.

Automatische herinneringen

Een onbetaalde factuur kan automatisch twee herinneringen krijgen: een vriendelijke een paar dagen na de vervaldag, en een tweede twee weken daarna. Daarna stopt het en neem je zelf contact op.

• Het aantal herinneringen ligt vast op twee. De momenten stel je zelf in, standaard 3 en 14 dagen na de vervaldag.
• Het staat standaard uit, ook als je Coachio al langer gebruikt. Je zet het zelf aan onder Instellingen > Bedrijfsgegevens > Betaling.
• Beide mails kun je vanaf datzelfde scherm als voorbeeld bekijken.
• De tweede herinnering noemt geen einddatum en zet niemand af: wat er daarna gebeurt bepaal jij.

De cijfers boven de lijst

Boven het transactieoverzicht staan drie bedragen:

• Te ontvangen: alle openstaande betalingen
• Vervalt binnenkort: openstaande facturen waarvan de termijn binnenkort afloopt
• Achterstallig: openstaande facturen waarvan de vervaldatum voorbij is

Je kunt transacties ook exporteren naar Excel of CSV.

Binnenkort beschikbaar

Koppelingen met boekhoudsoftware staan op de roadmap.