Teambeheer

Overzicht

Via het menu-item Team zie je een overzicht van alle teamleden met:

• Naam: foto en volledige naam in één cel. Op een smal scherm schuift het e-mailadres eronder
• E-mailadres: een eigen kolom, vanaf een gemiddeld scherm
• Status: Actief (groen), Uitgenodigd (in de hoofdkleur van je eigen omgeving) of Gearchiveerd (rood)
• Rol: Admin (groen) of Coach (geel)

Je kunt filteren op status (Uitgenodigd, Actief, Gearchiveerd).

De status geldt per werkruimte. Iemand die hier gearchiveerd is maar nog bij een andere praktijk werkt, staat bij jou dus gewoon als gearchiveerd, en iemand met alleen een openstaande uitnodiging staat als uitgenodigd.

Acties

• Bewerken: Open een modal-formulier waarin je voornaam, achternaam, e-mailadres en rol van een teamlid kunt aanpassen (je kunt je eigen rol niet aanpassen). De velden zijn overzichtelijk in een grid-layout opgemaakt zodat je in één blik alles ziet.
• Uitnodiging annuleren: Trek een openstaande uitnodiging in (alleen zichtbaar bij nog niet geaccepteerde uitnodigingen)
• Teamleden archiveren: dit is een bulkactie. Vink een of meer teamleden aan in de lijst en kies daarna Teamleden archiveren; per regel is er geen archiveer-actie. In het venster dat opent kies je bij Nieuwe coach wie de cliënten overneemt. Dat veld biedt alleen teamleden met de rol Coach. Je bevestigt met de knop Verwijderen

Een coach vervangen of laten vertrekken

Vertrekt een coach, of neemt hij langere tijd afstand, dan selecteer je hem in de lijst en gebruik je de bulkactie Teamleden archiveren. Coachio vraagt je om een nieuwe coach, en de cliënten van dat teamlid komen in één keer bij de coach die je kiest. Je hoeft dus niet elke cliënt apart om te hangen.

Wat niet meeverhuist

De chatgeschiedenis verhuist niet mee

De gesprekken tussen de vorige coach en de cliënt zijn niet zichtbaar voor de nieuwe coach. Belangrijke afspraken zet je dus beter in de cliëntnotities dan in de chat.

Dat geldt ook voor de agenda: afspraken die de vorige coach had staan, zijn voor de nieuwe coach niet zichtbaar. Staat er nog iets gepland, plan dat dan opnieuw in op naam van de nieuwe coach.

Er is geen knop die je coaching stilzet

Ga je zelf een paar weken weg, dan is er geen schakelaar die je coaching tijdelijk pauzeert. Wat je wél kunt doen:

• Eén cliënt overdragen: open de cliënt, ga naar het tabblad Instellingen en pas het veld Coach aan. Je kunt er meerdere coaches tegelijk aan koppelen; wie je eruit haalt, wordt losgekoppeld. Sla op met Wijzigingen opslaan. Dit gaat per cliënt: op de cliëntenlijst zit hier geen bulkactie voor. Elke coach die de cliënt kan openen mag dit aanpassen, dus niet alleen een Admin.
• Een heel cliëntenbestand overdragen: archiveer het teamlid, zoals hierboven beschreven.
• De facturatie stilzetten: pauzeer het abonnement van een individuele cliënt via zijn abonnementenkaart (zie Abonnementen). Pauzeren schuift de einddatum op en stopt de facturatie; het stopt de coaching zelf niet.