Teambeheer

Overzicht

Via het menu-item Team zie je een overzicht van alle teamleden met:

• Naam: foto en volledige naam in één cel. Op een smal scherm schuift het e-mailadres eronder
• E-mailadres: een eigen kolom, vanaf een gemiddeld scherm
• Status: Actief (groen), Uitgenodigd (grijs), Verlopen (oranje) of Gearchiveerd (rood). Ga met de muis over Uitgenodigd of Verlopen om de datum van de link te zien. Heeft een teamlid zijn e-mailadres nog niet bevestigd, dan staat hij op Actief en zie je dat als je met de muis over het label gaat
• Rol: Admin of Coach
• Cliënten: hoeveel cliënten dit teamlid in jouw omgeving coacht. Klik op het getal om die cliënten in de cliëntenlijst te zien

Je kunt filteren op status (Uitgenodigd, Actief, Gearchiveerd). Onder Uitgenodigd staan ook de verlopen uitnodigingen.

De status geldt per werkruimte. Iemand die hier gearchiveerd is maar nog bij een andere praktijk werkt, staat bij jou dus gewoon als gearchiveerd, en iemand met alleen een openstaande uitnodiging staat als uitgenodigd.

Acties

Klik op een teamlid om zijn gegevens te bewerken. Elke regel heeft daarnaast een menu Acties (de drie puntjes):

• Bewerken: voornaam, achternaam, e-mailadres en rol van het teamlid. Je eigen rol kun je niet aanpassen.
• Archiveren: in het venster dat opent kies je bij Nieuwe coach wie de cliënten overneemt. Dat veld biedt teamleden met de rol Coach of Admin. Op je eigen regel staat deze actie niet.
• Bij een uitgenodigd teamlid staan in het menu Opnieuw uitnodigen en Uitnodiging annuleren, zie Teamleden toevoegen.

Wil je meerdere teamleden tegelijk archiveren, vink ze dan aan en kies de bulkactie Teamleden archiveren. Ook dan vraagt Coachio om een Nieuwe coach. Uitgenodigde teamleden en je eigen regel kun je niet aanvinken.

Een coach vervangen of laten vertrekken

Vertrekt een coach, of neemt hij langere tijd afstand, dan kies je in zijn menu Acties voor Archiveren. Coachio vraagt je om een nieuwe coach, en de cliënten van dat teamlid komen in één keer bij de coach die je kiest. Je hoeft dus niet elke cliënt apart om te hangen.

De nieuwe coach krijgt per actieve cliënt een melding en een nieuw chatgesprek, en komt in de groepschats van de vorige coach. De vorige coach heeft daarna geen toegang meer tot je werkruimte. Zet je hem later terug met Geselecteerde herstellen (filter Gearchiveerd), dan blijven de cliënten bij de nieuwe coach.

Wat niet meeverhuist

De chatgeschiedenis verhuist niet mee

De gesprekken tussen de vorige coach en de cliënt zijn niet zichtbaar voor de nieuwe coach. Belangrijke afspraken zet je dus beter in de cliëntnotities dan in de chat. Groepschats verhuizen wel mee.

Dat geldt ook voor de agenda: afspraken die de vorige coach had staan, zijn voor de nieuwe coach niet zichtbaar. Staat er nog iets gepland, plan dat dan opnieuw in op naam van de nieuwe coach. Die afspraken en de sessies van de vorige coach in het bedrijfsrooster worden niet vanzelf geannuleerd.

Er is geen knop die je coaching stilzet

Ga je zelf een paar weken weg, dan is er geen schakelaar die je coaching tijdelijk pauzeert. Wat je wél kunt doen:

• Eén cliënt overdragen: open de cliënt, ga naar het tabblad Profiel, klik bij Gegevens op Bewerken en pas het veld Coach aan. Je kunt er meerdere coaches tegelijk aan koppelen; wie je eruit haalt, wordt losgekoppeld. Sla op met Opslaan. Dit gaat per cliënt: op de cliëntenlijst zit hier geen bulkactie voor. Elke coach die de cliënt kan openen mag dit aanpassen, dus niet alleen een Admin.
• Een heel cliëntenbestand overdragen: archiveer het teamlid, zoals hierboven beschreven.
• De facturatie stilzetten: pauzeer het abonnement van een individuele cliënt via de lade Abonnement op het tabblad Profiel (zie Abonnementen). Pauzeren schuift de einddatum op en stopt de facturatie; het stopt de coaching zelf niet.