Bedrijfsrooster

Het Bedrijfsrooster vind je als apart item in het hoofdmenu (zichtbaar wanneer Boekingen aanstaat). De pagina heeft vijf tabbladen:

Tab	Waarvoor
Planning	Alle sessies en vrije dagen, in drie weergaven: Lijst, Week en Maand
Schema's	Terugkerende roosters die sessies genereren
Boekingen	De lijst met reserveringen van cliënten, inclusief aanwezigheid (zie Boekingen)
Ruimtes	De zalen en studio's waarin je werkt
Vrije dagen	Geblokkeerde dagen (vakanties, sluitingen)

Periodes

Sessies vallen binnen een periode (bijv. Q1 2026). Klik op Nieuwe periode en vul een titel plus een start- en einddatum in. Binnen een periode maak je schema's aan en publiceer je de sessies.

Schema's

Een schema is een sjabloon dat automatisch sessies genereert. Klik op Nieuw schema en vul in:

• Titel, Locatie (een van je ruimtes, of Anders met een zelf getypt adres) en (optioneel) een beschrijving
• Weekdag(en): één of meer dagen waarop de sessie wekelijks terugkomt
• Starttijd en eindtijd
• Coach (optioneel)
• Capaciteit: het maximum aantal personen per sessie
• Aantal tegoeden: wat een sessie de cliënt kost (alleen als Tegoeden aanstaat; zonder die module zijn je lessen gratis en vraagt het formulier er niet om). Het veld is niet verplicht: laat je het leeg of vul je 0 in, dan is de sessie gratis

Deze velden staan op het tabblad Algemeen van het formulier. Er zijn nog twee tabbladen:

• Geavanceerd, met Wie mag boeken?: Iedereen, of Alleen clienten met een van deze abonnementen. Kies dan bij Abonnementen welke. Een cliënt met een ander of geen abonnement ziet de sessie niet in de app. Coachio kijkt naar de dag van de sessie: dan moet het abonnement lopen, niet gepauzeerd zijn en, bij een verlenging, betaald zijn. Wie al had gereserveerd, houdt zijn plek. In de lijst Schema's staat achter de titel voor hoeveel abonnementen het schema is.
• Training: zet Training koppelen aan en kies bij Training kiezen een training uit je bibliotheek. Coachio maakt er een kopie van; wat je daarin aanpast, verandert de bibliotheek niet. Bij Zichtbaar voor deelnemers kies je Direct na boeken of een aantal uur voor aanvang. Een cliënt die boekt, krijgt de training dan in zijn app.

Publiceren

Klik op Schema publiceren om de losse sessies voor de periode aan te maken. Als je een schema later aanpast, werkt publiceren de bestaande sessies bij. Handmatig gewijzigde sessies overschrijf je alleen na bevestiging, en je kunt cliënten optioneel een melding sturen.

De knop is uitgeschakeld als er geen periode is geselecteerd of als er niets te publiceren valt. Naast de knop verschijnt dan een info-icoon dat de reden toont.

Sessies (tab Planning)

Op de kalender zie je alle sessies. Klik op Sessie toevoegen of klik direct op een tijdslot; datum en starttijd (afgerond op halve uren) worden dan vooringevuld. Een losse sessie heeft dezelfde velden als een schema (titel, plaats, datum, tijden, coach, capaciteit, tegoeden) en dezelfde tabbladen Geavanceerd en Training. In de weergave Lijst staan de sessies per dag op begintijd. Op een telefoon scrol je de weekweergave zijwaarts.

De sessielade

Klik op een sessie en de sessielade opent. Dezelfde lade opent vanuit de Agenda, vanuit Planning hier en vanuit de kaart op je dashboard. In de lade staan de datum en tijd, de locatie, hoeveel plekken er gereserveerd zijn, de prijs in tegoeden en, als niet iedereen mag boeken, Alleen voor: met de abonnementen. Onder Reserveringen markeer je per cliënt Aanwezig of Niet verschenen, of annuleer je zijn reservering, zie Boekingen.

Met Bewerken onderaan open je het formulier in dezelfde lade. Wat je opslaat, zie je meteen in de agenda, in Planning en op je dashboard. Sessie annuleren staat rechtsonder zolang de sessie nog gepland is. Een geannuleerde sessie kun je niet meer bewerken.

Zien of een ruimte vrij is

Kies je bij een sessie een ruimte, dan zie je naast het formulier de dagagenda van die ruimte, en onder Locatie een waarschuwing als de ruimte op dat tijdstip al bezet is. Dat geldt voor Sessie toevoegen, voor het bewerken van een sessie en voor Nieuw > Sessie op je dashboard. De dagagenda toont de afspraken en sessies in die ruimte, zoals bij een afspraak, en staat naast het formulier op een scherm vanaf ongeveer 1024 pixels breed.

Bij een schema krijg je alleen de waarschuwing, zonder dagagenda. Die kijkt naar de andere schema's in dezelfde ruimte en dezelfde periode: deelt een ander schema een weekdag en overlappen de tijden, dan staat dat eronder, bijvoorbeeld "Studio A is op dit tijdstip bezet: dinsdag 18:00 - 19:00 Bootcamp". Losse sessies en afspraken telt een schema niet mee.

De waarschuwing houdt je niet tegen: je kunt gewoon opslaan. Een adres dat je zelf typt onder Anders telt niet mee.

Een terugkerende sessie bewerken

Bewerk je een sessie die uit een schema komt, dan kies je eerst de reikwijdte:

• Alleen deze sessie
• Deze en volgende sessies
• Alle sessies

Titel, beschrijving, capaciteit en tegoeden volgen het schema. Wil je ervan afwijken, klik dan op Aanpassen naast het label van dat veld. Laat je Tegoeden daarna leeg, dan volgt de sessie toch de prijs van het schema. Heb je ruimtes ingericht, dan kies je bij Locatie een ruimte; laat je het veld leeg, dan volgt de sessie het schema (Overnemen van schema: ...). Zonder ruimtes staat ook bij Locatie de knop Aanpassen. Wie mag boeken? en de training hebben een schakelaar Aanpassen.

Vult een sessie zelf een plaats in, dan geldt die overal: op de tegel, in de lade, in de app van je cliënt en in de bevestigingsmail. Datum, tijden en coach hebben zo'n schakelaar niet; die pas je altijd direct aan.

Afspraken die een zaal bezetten

De Planning-tab toont niet alleen roostersessies. Staat er een gewone afspraak in een van je ruimtes, dan zie je die er ook, zodat je die zaal niet ongemerkt dubbel boekt:

• je eigen afspraak met titel
• die van een collega als Bezet · naam, zonder verdere details. Ben je Admin, dan lees je gewoon de titel

Deze tegels zijn niet aanklikbaar; deze pagina heeft geen afsprakenlade. Het ruimtefilter in de zijbalk werkt er wel op. Een afspraak met een getypt adres in plaats van een ruimte telt niet mee: alleen een ruimte van deze werkruimte bewijst dat de zaal bezet is.

Meerdere coaches

Elke sessie en elk schema kan aan een coach worden gekoppeld. Sessies krijgen per coach een eigen kleur op de kalender. Je filtert de kalender op coach via de legenda in de zijbalk, en de tabbladen Schema's en Boekingen hebben een Coach-filter.

Ruimtes

Op het tabblad Ruimtes leg je de zalen vast waarin je werkt. Klik op Nieuwe ruimte en vul in:

• Naam, bijvoorbeeld Zaal 1 of Studio Boven
• Capaciteit (optioneel)
• Beschrijving (optioneel)
• Kleur: waarmee de ruimte herkenbaar is in de planner

De schakelaar Actief verschijnt pas als je een bestaande ruimte bewerkt. Een ruimte op inactief zetten haalt hem uit de keuzelijsten, maar laat de sessies die er al in staan met rust.

Zodra je één actieve ruimte hebt, verandert het plaatsveld op een schema, een sessie en een gewone afspraak in een keuzelijst Locatie: je kiest een van je ruimtes, of Anders en dan typ je zelf een adres. Er staat er altijd maar één van de twee, nooit allebei. Heb je geen actieve ruimte, dan blijft het een gewoon tekstveld Locatie.

Met het ruimtefilter in de zijbalk van de Planning-tab bekijk je één zaal tegelijk. Sessies die hun ruimte van het schema erven doen daar gewoon aan mee.

Bestaande locatieteksten

Wat je vóór deze versie als tekst hebt ingevuld blijft staan; het wordt niet automatisch een ruimte. Maak je ruimtes aan en koppel ze zelf op de plekken waar het uitmaakt.

Vrije dagen

Markeer dagen waarop er geen sessies zijn. Klik op Nieuwe vrije dag en vul in:

• Titel (bijv. Kerstdagen)
• Periode (optioneel; leeg = geldt voor alle periodes)
• Startdatum en (optioneel) einddatum
• Terugkerend: herhaalt elk jaar op dezelfde datum

Vrije dagen worden op de kalender gemarkeerd: in de week- en maandweergave krijgt de dag een lichtrode achtergrond met de naam erin, en in de planner op je dashboard staat hij als rode strook of in het rood boven die dagkolom.

Wat een vrije dag wel en niet tegenhoudt

Publiceer je een schema, dan slaat Coachio de vrije dagen over: op zo'n dag wordt geen sessie aangemaakt. Een losse sessie of een gewone afspraak kun je er wel gewoon op zetten; het formulier waarschuwt je alleen.

Zonder einddatum geldt een vrije dag voor precies één dag. Zet je Terugkerend aan, dan komt hij elk jaar op dezelfde datum terug, ook als hij over de jaarwisseling loopt.

Boekingen beheren

De reserveringen die cliënten op je sessies maken, beheer je op de tab Boekingen hierboven: zie Boekingen voor de reserveringenlijst, aanwezigheid markeren, annuleren en het annuleringsbeleid.