Coach dashboard

De dashboardkaart

Je dashboard is één brede kaart, met daarboven de checklist Aan de slag zolang je die niet hebt afgerond of weggeklikt. De losse widgets zijn vervallen; alles staat nu in de kaart.

Bovenin de kaart staat één balk met, van links naar rechts: een knop om de zijbalk te tonen of te verbergen, de standenschakelaar, eventueel de plannerknoppen, en rechts de knop Nieuw.

De zes standen

Stand	Wat je ziet
Inbox	De standaardstand: links alles wat op jou wacht, rechts de urenkolom van de getoonde dag
Taken	Links je takenlijst op vervaldatum, rechts je eigen losse notities, zonder cliënt
Lijst	De agenda-items van de periode als doorlopende lijst met dagkoppen
Week	Het urenrooster van een week, zeven dagkolommen
Maand	Het maandraster
Planner	Banen per coach of per ruimte, over een dag of een week. Alleen met de module Boeking

Lijst, Week, Maand en Planner hebben een periodekop met pijlen; Inbox en Taken niet. De kop boven de urenkolom zegt Vandaag als het echt vandaag is, en anders de datum. Die kolom loopt de hele dag door en opent op 08:00.

Loopt er een aankondiging, dan staat er in elke stand een smalle strip onder de balk.

De inbox

De inbox verzamelt wat op jou wacht. Elke regel komt uit een bestaand onderdeel van Coachio en brengt je daarnaartoe.

Gaat een regel over een cliënt, dan is dat altijd een van jouw eigen cliënten, ook als je Admin bent, en nooit een gearchiveerde cliënt; de cliëntenlijst toont wel alle cliënten van de werkruimte. Twee soorten regels gaan niet over een cliënt: je eigen taken, en een onderbezette sessie, die over het hele bedrijfsrooster kijkt.

Wat er binnenkomt

Soort regel	Wanneer
Check-in	Een ingevulde check-in wacht op jouw beoordeling
Aandacht	Een openstaand signaal van vandaag uit Cliënten in focus
Programma loopt af	Een trainingsblok eindigt binnen drie weken en er staat nog geen opvolger klaar
Abonnement stopt	Het abonnement van een cliënt loopt af
Betaling	Een mislukte betaling van een cliënt
Onderbezette sessie	Een sessie die nog te leeg is. Alleen met de module Boeking, en alleen voor de rol Admin
Taak	Je eigen taak die vandaag of eerder verloopt
Verjaardag	Een van je eigen cliënten is vandaag jarig. Zie Verjaardagen

Taken zonder datum of met een datum in de toekomst staan niet in de inbox, die vind je in de stand Taken. Chatgesprekken staan er ook niet in: daarvoor is de ongelezen-teller in de bovenbalk.

Ordenen en filteren

De lijst staat onder drie kopjes met hun aantal: Kritiek, Vandaag en Deze week. Binnen een groep staat de langst wachtende bovenaan, met rechts hoelang hij al wacht.

Boven de lijst staan chips: Alles, Cliënten en Zakelijk, elk met een aantal. Een chip zonder regels valt weg. De aantallen beschrijven altijd de hele inbox. Taken hebben geen eigen chip, dus de chips tellen samen op tot minder dan Alles.

Wat je per regel kunt doen

• Openen: klik op de regel en je komt op de plek waar je hem afhandelt. Bij een taak opent de takenlade.
• Uitstellen: het klokje op de regel opent een menu met momenten in plaats van looptijden: Later vandaag, Morgen, Dit weekend en Volgende week. Een moment dat al voorbij is wordt niet aangeboden. Met Kies datum en tijd zet je zelf een dag en tijdstip.
• Cliënt dempen: onderaan datzelfde menu, en alleen bij een aandachtsregel: 7 dagen of 30 dagen. De bevestiging heeft een knop Ongedaan maken. Uitstellen geldt voor deze ene regel, dempen voor de hele cliënt. Bij een check-in, een betaling of een verjaardag kun je alleen uitstellen.
• Afvinken: het vinkje staat op een taak, op een aandachtsregel en op een check-in. Een aandachtsregel leeft één dag: geldt de situatie morgen nog, dan komt hij terug. Bij een check-in heet het vinkje Afhandelen zonder beoordeling: de regel verdwijnt uit je inbox zonder dat je de antwoorden hebt gelezen. Na het vinkje kun je het met Ongedaan maken terugdraaien.

Is er niets open, dan zegt de inbox dat je bij bent. Staat er wel iets open maar niet in de chip die je hebt gekozen, dan zegt hij dat deze categorie leeg is.

Verjaardagen

Coachio haalt verjaardagen uit het veld Geboortedatum: bij een cliënt op het tabblad Profiel, kaart Gegevens, bij jezelf in Persoonlijk profiel. Zonder geboortedatum is er geen verjaardag. Wie op 29 februari jarig is, staat in een gewoon jaar op 28 februari.

• In de inbox staat op de dag zelf een regel voor elk van je eigen cliënten die jarig is, met de leeftijd die hij wordt. De regel staat onder Vandaag en valt onder de chip Cliënten. Klik erop en het dossier van de cliënt opent. Afvinken kan niet, uitstellen wel.
• In de standen Lijst, Week en Maand staat een roze tegel over de hele dag: bij je eigen cliënten met de leeftijd die ze worden, bij collega's alleen dat ze jarig zijn, en bij jezelf Jouw verjaardag. Met de rij Verjaardagen onder Mijn agenda's in de zijbalk zet je ze uit. Die keuze wordt niet onthouden: de volgende keer staan ze weer aan.
• Op je eigen verjaardag krijg je de eerste keer dat je het dashboard opent confetti en een felicitatie.

Dezelfde verjaardagen staan ook op de pagina Agenda, met daar dezelfde rij Verjaardagen onder Mijn agenda's. Niet in de Planner en niet in de urenkolom van de Inbox.

De Planner

De planner staat er zodra de module Boeking aanstaat, en is er voor elke coach.

In de balk staan twee schakelaars, Dag / Week en Per coach / Per ruimte, plus een keuzelijst met de ruimtes. De pijlen stappen mee: in de dagstand een dag, in de weekstand een week.

• Per coach: één baan per coach, in zijn eigen kleur. Werk zonder bekende coach valt onder Zonder coach.
• Per ruimte: één baan per ruimte, met de capaciteit eronder. Werk met een getypt adres krijgt een eigen baan; wat geen plek noemt valt onder Zonder ruimte. Een afspraak zonder ruimte staat hier niet: die gaat niet over ruimtes.

In de dagstand staan de blokken op hun echte tijd op een urenlat. Werk dat buiten de getoonde uren valt wordt niet weggelaten maar tegen de rand geplakt, met een stippelrand en een tooltip. In de weekstand krijgt elke baan zeven dagkolommen met compacte chips: maximaal vier per dag, de rest als + n meer. Schakel naar de dagstand om die dag helemaal te zien.

Een chip toont de begintijd, het soort en de titel, en bij een sessie de bezetting. Een sessie die minder dan half vol zit krijgt een amberkleurige rand; een geannuleerde sessie staat doorgehaald.

Bezet

Een persoonlijke afspraak van een collega zie je wel staan, maar zonder inhoud: het blok heet Bezet, houdt zijn tijden en zijn ruimte, en is niet aanklikbaar. Je ziet dus dat Studio A om 13:00 bezet is, niet wat er staat. Sessies uit het bedrijfsrooster blijven wel gewoon leesbaar, en een teamlid met de rol Admin leest ook de afspraken ongemaskeerd.

In de standen Lijst, Week en Maand komt zo'n afspraak binnen via de rij Bedrijfsrooster in de zijbalk, en heet hij Bezet · naam. Daar leest ook een Admin alleen Bezet.

Een sluitingsdag staat in de dagstand als rode strook boven de urenbalk en in de weekstand in het rood boven die ene dagkolom.

De knop "Nieuw"

Rechts in de balk. De regels staan in groepen: Plannen, Vastleggen en, voor een Admin, Communicatie. Wat je plant neemt de dag over die de kaart op dat moment toont.

Groep	Regel	Wat het doet	Wie
Plannen	Afspraak	Opent het afspraakvenster, hetzelfde als overal in de agenda	Iedereen
Plannen	Sessie	Maakt een losse sessie in het bedrijfsrooster	Admin, en alleen met de module Boeking
Plannen	Taak	Maakt een taak voor jezelf	Iedereen
Plannen	Notitie	Maakt een notitie, eventueel bij een cliënt	Iedereen
Vastleggen	Bodyscan	Opent het formulier Bodyscan invoeren. Je kiest eerst de cliënt; de datum staat op vandaag	Iedereen
Communicatie	Nieuwe aankondiging	Stuurt een bericht aan je cliënten	Admin

Kijk je naar vandaag, dan wordt bij een afspraak ook de tijd voorgevuld, afgerond op het volgende halfuur. Kijk je naar een andere dag, dan staat er 08:00.

Het datumveld van een taak mag leeg blijven; dan krijgt de taak geen datum. Zie ook Taken. Een notitie zonder cliënt kun je niet delen: het vinkje Deel met cliënt verschijnt pas zodra je een cliënt kiest. Een notitie bij een cliënt komt in het dossier van die cliënt en niet in de stand Taken; de bevestiging zegt in welk dossier hij staat. Je kiest daarbij uit je eigen cliënten.

Taken

Een taak maak je met Nieuw > Taak of met Taak toevoegen onder de takenlijst in de stand Taken. Klik op een taak om hem te bewerken.

• Hangt aan een cliënt?: kies een van je eigen cliënten. De naam staat dan onder de taak en in de inbox. Archiveer je de cliënt, dan verdwijnt de taak uit je lijst en uit de inbox; na heractiveren staat hij er weer.
• Herhalen: dezelfde keuzes als bij een afspraak. Een herhalende taak heeft een datum nodig. Vink je hem af, dan staat de volgende klaar op de eerste datum na vandaag; een taak die je te laat afvinkt, slaat de gemiste keren over. Met Ongedaan maken of door hem weer open te zetten verdwijnt die volgende taak. Aantal keer rekent Coachio om naar een einddatum, die je bij elke taak van de reeks terugziet.
• Een taak hoort bij de werkruimte waarin je hem maakt. Werk je in meerdere werkruimtes, dan zie je hem alleen daar.

Aankondigingen

Met Nieuw > Nieuwe aankondiging stuur je een kort bericht aan je cliënten, bijvoorbeeld over gewijzigde openingstijden of een vakantie. Je vult in:

• Titel (maximaal 80 tekens) en Bericht (maximaal 140 tekens). Dezelfde tekst gaat naar de e-mail en naar de app
• Zichtbaar tot: laat je dit leeg, dan loopt de aankondiging tot je cliënt hem wegklikt
• Ontvangers: al je actieve cliënten, of een selectie
• Versturen per e-mail en Tonen in de app: twee kanalen die je los aanzet

De e-mail gaat in jouw huisstijl de deur uit, met jouw adres als antwoordadres. In de app verschijnt de aankondiging als kaart bovenin het dashboard van je cliënt.

Zet je Tonen in de app aan, dan zie je de aankondiging zolang hij loopt ook als strip bovenin je eigen kaart, met een knop om hem in te trekken. Bij een aankondiging die alleen per e-mail gaat blijft die strip weg: die is al verstuurd en valt niet meer in te trekken.

Een cliënt kan dit niet uitzetten

Een aankondiging is dienstpost van jou als coach en bereikt dus iedereen. Jij bepaalt per aankondiging of de mail meegaat. Een cliënt die zijn account nog niet heeft geverifieerd of die je hebt gearchiveerd telt niet als actieve cliënt en krijgt dus niets.

De zijbalk van de kaart

Van boven naar beneden:

1. Een minikalender om te navigeren, met daaronder de knop Vandaag
2. Coaches: alleen in de stand Planner. Per coach een gekleurd vinkje; uitvinken haalt zijn baan weg
3. Mijn agenda's: alleen in Lijst, Week en Maand. Zie Agenda. Onderaan staat hier ook de rij Verjaardagen, zie Verjaardagen
4. Onderaan één knop Agenda-instellingen. Zie Agenda

Op een scherm vanaf ongeveer 1024 pixels breed is de zijbalk een vaste kolom en wordt je keuze om hem in of uit te klappen onthouden. Daaronder schuift hij als lade over het scherm en sluit hij vanzelf zodra je een dag kiest.

Op een telefoon toont de maandweergave gekleurde stippen in plaats van tekst, opent een tik op een dag die dag in de weekweergave, en scrollen het weekrooster en de chiprij zijwaarts.

Cliëntenlijst

Via het zijmenu navigeer je naar de cliëntenlijst. Elke cliënt heeft een van de volgende statussen:

Status	Kleur	Betekenis
Actief	Groen	De cliënt heeft een geverifieerd account en is actief
Uitgenodigd	Merkkleur van je omgeving	De cliënt is uitgenodigd maar heeft het account nog niet geverifieerd
Gearchiveerd	Rood	De cliënt is gearchiveerd en niet meer actief

Je kunt filteren op status, cliënten in bulk archiveren, opnieuw uitnodigen of gearchiveerde cliënten heractiveren.

Cliënt dashboard

Wanneer je op een cliënt klikt, open je het individuele cliënt dashboard met zeven tabbladen:

Tabblad	Beschrijving
Overzicht	Profiel, macro's, trainingsplanning, recente activiteit, meetgegevens, voedingsadherentie en notities
Agenda	Agenda-items en afspraken van de cliënt
Training	Het trainingsrooster, de oefening-geschiedenis en het Trainingsprofiel van de cliënt
Voeding	Voedingsplannen en het voedingsdagboek van de cliënt
Check-ins	Met een tweede rij: Check-ins (ingediende check-ins, en de plek waar je ze beoordeelt) en Vragenlijsten (ingevulde vragenlijsten)
Voortgang	Met een tweede rij: Meetgegevens (lichaamsmetingen en gezondheidswaarden), Gewoonten, Foto's (voortgangsfoto's) en Cyclus. Klik op een meting of gewoonte en het detail opent als zijlade. Cyclus staat er alleen als Women's Health aanstaat en de cliënt toestemming heeft gegeven
Profiel	Kaarten voor Gegevens, Abonnement, Tegoeden (alleen als Tegoeden aanstaat) en Kennisbank. Elke kaart opent een lade. Zie Het tabblad Profiel

Klik je op Check-ins of Voortgang, dan opent het eerste onderdeel van de tweede rij. Op een telefoon staan de onderdelen in de keuzelijst onder de naam van het tabblad. Een oude link naar een tabblad, bijvoorbeeld uit een mail of melding, opent de juiste plek: een link naar Abonnement opent Profiel met de lade Abonnement.

Overzicht-tab: twee weergaven

Linksboven in het Overzicht staat een schakelaar tussen twee weergaven:

• Kaarten: de klassieke blokkenweergave met de kerncijfers van de cliënt (hieronder beschreven).
• Planner: een kalender per cliënt waarin je ziet wat er gepland staat versus wat de cliënt daadwerkelijk deed, en waarin je zelf trainingen, plannen, gewoonten en formulieren inplant. Zie De cliënt-planner.

Je keuze wordt onthouden, dus je komt terug in de weergave waar je het laatst in werkte.

De Kaarten-weergave in detail

De kaartenweergave toont standaard de laatste 7 dagen tot en met gisteren. Vandaag telt bewust niet mee: die dag is nog niet voorbij en zou de cijfers omlaag trekken.

In de balk staat een datumkiezer met twee pijlen ernaast. De pijlen stappen met de lengte van de periode die je hebt gekozen, dus bij tien dagen schuift een pijl tien dagen op. Kaarten rapporteert over wat geweest is en komt daarom niet voorbij vandaag. Zie De periode kiezen.

Het overzicht is opgebouwd uit losse blokken (kaarten). Bovenaan staat altijd de header met de kerngegevens van de cliënt; daaronder verschijnen de blokken in een raster dat zich aanpast aan je schermgrootte.

Indeling aanpassen

Klik rechtsboven op Aanpassen om de bewerkmodus te openen. Elk blok krijgt dan een balkje met een sleepgreep en een breedteknop:

• Volgorde: sleep een blok aan de greep naar de plek waar je het wilt hebben
• Breedte: zet een blok per stuk op Half (halve breedte) of Vol (volledige breedte)
• Reset: zet de blokken terug op de standaard indeling

Klik op Klaar om af te ronden. De indeling wordt per coach onthouden, dus elke coach houdt zijn eigen voorkeur.

De blokken

• Header: Profielfoto, naam, leeftijd, geslacht, aantal weken in coaching, doelmacro's (inclusief uitzonderingsdagen), trainingsdagen, laatste check-in en laatste activiteit
• Signalen: Wat er in de gekozen periode opviel, zie Het blok Signalen
• Voeding: Vier geneste voortgangsringen voor calorieën, koolhydraten, vetten en eiwitten. Ze vergelijken de gemiddelde inname op gelogde dagen met het doel en tonen per macro de waarde, het doel en het percentage. Standaard over de laatste 7 dagen
• Check-in: De laatst ingediende check-in van de cliënt
• Meetgegevens: Grafieken per metric met huidige waarde, verandering en gemiddelde over een instelbare periode
• Voortgangsfoto's: De meest recente voortgangsfoto's
• Trainingen: Trainingsactiviteit met de belasting per spiergroep (visueel op een lichaamsfiguur, voor- en achterkant) plus de procentuele verdeling over de spiergroepen. Open een training om de gelogde sets, ervaren zwaarte en het gevoel van de cliënt te bekijken. Bij oefeningen zie je een afbeelding van de oefening, het aantal gelogde sets tegenover het voorgeschreven aantal (bijvoorbeeld 1 van 3 sets), maximaal gewicht, beste 1RM en maximaal volume; voor getimede onderdelen, zoals Hyrox-stations, ook de beste en laatst gelogde tijd. De beste 1RM wordt alleen berekend uit sets van 1 tot en met 12 herhalingen. Een cardiotraining toont op de tegel de afstand en tijd, of wat er gepland stond. Open je hem, dan zie je Gepland (de blokken uit het schema) naast Werkelijk: wat de cliënt in de app logde, of wat Garmin of Polar doorgaf. Bij cardio blijft het lichaamsfiguur grijs, met de melding Geen spierdata voor cardio. Onder Week totaal staan naast trainingen, voltooid en oefeningen ook de afstand, de tijd en de kcal van de periode, met dezelfde rekenregel als de weeksamenvatting in de planner
• Cyclus: De huidige fase of zwangerschap en het verloop over de gekozen periode, alleen wanneer de cliënt deze gegevens deelt
• Gewoonten: De gewoonten van de cliënt en hun voltooiingsstatus
• Samenvatting: Een beknopte samenvatting van de belangrijkste cijfers over de gekozen periode
• Notities: Notities toevoegen, bewerken en optioneel delen met de cliënt
• Activiteit: De recentste acties: ingediende check-ins, voltooide workouts en geüploade voortgangsfoto's

Het blok Signalen

Het blok Signalen staat bovenaan en laat zien wat er in de gekozen periode is gebeurd. Het toont ook wat inmiddels is opgelost: een week zonder activiteit blijft staan als de cliënt daarna weer actief werd. De inbox werkt andersom en laat alleen zien wat nu speelt.

Onder Aandacht:

• Oefening vervangen vanwege blessure: de cliënt heeft in de app een oefening vervangen en als reden blessure gekozen. Je ziet de nieuwe oefening, de training en de toelichting van de cliënt.
• X dagen geen activiteit: zeven dagen of langer niets zelf vastgelegd, dus geen meting, gewoonte, afgeronde training, voortgangsfoto, ingestuurd formulier of maaltijd als gegeten gelogd. Metingen en gewoonten die een koppeling zoals Garmin of Polar binnenhaalt, of die jij voor de cliënt invult, tellen niet mee. Een training die het horloge doorgeeft telt wel.
• X van Y trainingen niet afgerond: de trainingen uit de periode die al geweest zijn en niet zijn afgerond, de meest recente eerst. Een training van vandaag telt nog niet mee.
• Check-in niet ingevuld: een check-in die in de periode is klaargezet en niet is ingestuurd.
• Training voelde slecht of zeer slecht: het gevoel dat de cliënt na het afronden opgaf, met de opmerking erbij.
• Herstel lager dan normaal: een herstelmeting van een horloge (Body Battery, HRV, rusthartslag, slaapscore of stress) was in de periode duidelijk slechter dan het eigen gemiddelde van de cliënt in de vier weken ervoor. Per meting zie je het gemiddelde en wat normaal is. Een meting die je met Filter hebt verborgen, telt niet mee.

Onder Vooruitgang:

• Nieuw record: de cliënt tilde bij een oefening zwaarder dan in alle trainingen daarvoor. Je ziet het nieuwe gewicht en het vorige beste. Dezelfde regel bepaalt het label PR in het blok Workouts.

Een regel toont alleen de titel. Klik erop voor de datum en de details. Met Bekijk open je het tabblad waar het signaal over gaat, bij een signaal over één training direct die training. X dagen geen activiteit heeft geen Bekijk. Per groep staan vier regels open. Met Toon alle klap je de rest open. Is het blok breed genoeg, bijvoorbeeld op Vol via Aanpassen, dan staan Aandacht en Vooruitgang naast elkaar.

Staat training uit in je omgeving, dan blijven de signalen over trainingen weg.

Linker zijmenu

• Dashboard: Brengt je terug naar het startscherm met de dashboardkaart
• Agenda: Kalender met afspraken en herinneringen
• Team: Beheer je team van coaches, nodig teamleden uit en wijs rollen en cliënten toe
• Cliënten: Toegang tot en beheer van al je cliënten
• Financiën: Abonnementen, abonnees, transacties en, als de modules Producten en Tegoeden aanstaan, ook producten en bestellingen
• Bedrijfsrooster: Een los menu-item met je roosters, sessies en boekingen (alleen als de module Boeking aanstaat)
• Voeding: Voedingsschema's, dagtemplates, recepten, voedingsmiddelen en supplementen
• Training: Trainingsschema's, workouts, circuits en oefeningen
• Bibliotheek: Check-ins, vragenlijsten, gewoonten, meetgegevens, oefening types en de kennisbank

Tegoeden heeft geen eigen menu-item: het saldo van een cliënt beheer je op het tabblad Profiel van die cliënt, kaart Tegoeden.

Rechter bovenmenu

• Snel zoeken: Zoek met Cmd + K (of Ctrl + K) door cliënten, oefeningen, plannen, chats, agenda en meer. Zie Snel zoeken
• Notificaties: Bel-icoon met meldingen over cliënt-acties, herinneringen, systeemupdates en andere informatie. Wissen verwijdert de meldingen uit deze coach-inbox, niet alleen de meldingen die al gelezen zijn
• Chat: Maak nieuwe chats aan met teamleden en cliënten, open chats of groepschats. In een gesprek staat boven de eerste berichten van elke dag een scheiding: Vandaag, Gisteren of de datum. Met het pijltje rechtsboven (Open in volledig scherm) open je het gesprek op de chatpagina. Daar opent het persoonsicoon rechtsboven bij een cliënt de klantinfo, met bovenaan zijn beschikbaarheid.
• Profiel & instellingen: Check, beheer en/of wijzig je bedrijfsgegevens, persoonlijke gegevens, notificatievoorkeuren, jouw Coachio-abonnement en algemene instellingen

Dark mode zit alleen in de cliënt-app

Je cliënten kunnen de app in dark mode gebruiken. Voor het coach-dashboard is dark mode er nog niet.