Cliënten toevoegen

Je kunt cliënten individueel of in bulk toevoegen.

Handmatig toevoegen

Het formulier begint met de basisvelden en houdt de rest ingeklapt, zodat je een cliënt snel kunt aanmaken zonder eerst een lang formulier door te werken.

In het kort

1. Klik op Nieuwe cliënt toevoegen
2. Vul Voornaam, Achternaam en E-mailadres in
3. Kies in de sectie Programma een Abonnement, en een Coach als je omgeving er meer dan één heeft
4. Laat Stuur uitnodigings-e-mail aangevinkt om de uitnodiging direct te versturen, of vink uit om later uit te nodigen
5. Klik op Cliënt opslaan

Staat de uitnodiging aan, dan ontvangt de cliënt meteen een e-mail met een link om zijn account in te stellen.

De secties van het formulier

Boven de secties staan de drie velden die altijd zichtbaar zijn: Voornaam, Achternaam en E-mailadres.

Programma (staat open)

• Coach: wie de cliënt begeleidt. Je kunt er meerdere kiezen; standaard sta jij er zelf in. Dit veld verschijnt alleen als er meer dan één coach in je omgeving is. Werk je alleen, dan word je automatisch gekoppeld.
• Abonnement en Startdatum
• Doel

Voortgang & Gezondheid (ingeklapt)

• Intakeformulier: selecteer een of meer vragenlijsten
• Check-in Formulieren: selecteer een of meer check-ins
• Gewoonten en Meetgegevens vooraf koppelen
• Trainingsdagen: de dagen waarop de cliënt traint

Persoonlijke info (ingeklapt)

• Telefoonnummer, Geboortedatum en Geslacht
• Notities
• Tags voor segmentering

Onder de secties staat het losse veld Persoonlijk bericht: een welkomsttekst die meegaat in de uitnodiging. Dat veld is er alleen zolang Stuur uitnodigings-e-mail aanstaat.

Abonnement en coach zijn verplicht

Je kunt een cliënt niet opslaan zonder abonnement, en niet zonder coach zodra er meer dan één coach in je omgeving is. Maak het abonnement dus eerst aan voor je de cliënt toevoegt. De rest, van telefoonnummer tot trainingsdagen, kun je later op het cliëntprofiel aanvullen.

Maximum cliënten

Wanneer het maximale aantal cliënten voor jouw abonnement is bereikt, word je gevraagd om je abonnement te upgraden.

Bulk import

1. Klik boven de cliëntenlijst op Cliënten importeren
2. Download in het venster het voorbeeldbestand: dat bevat precies de kolommen die Coachio verwacht
3. Vul je gegevens in en sla het op als CSV (Excel-bestanden worden niet geaccepteerd, exporteer vanuit Excel naar CSV)
4. Upload het bestand en koppel de kolommen. De import draait op de achtergrond; je krijgt een melding zodra hij klaar is, met hoeveel cliënten zijn geïmporteerd en welke rijen zijn overgeslagen, mislukt of afgekeurd. Zie Wat de import overslaat.

Welke kolommen kun je meegeven?

first_name, email, coach_email en subscription_plan heb je altijd nodig. De rest is optioneel.

Kolom	Toelichting
first_name, last_name	Voor- en achternaam
email	Verplicht. Heeft het adres al een account, dan wordt de rij overgeslagen
phone_number, date_of_birth
gender	male, female of other
goal, notes	Doel en vrije notities
weight, height, bmi, body_fat	Startmetingen
coach_email	Wijst de cliënt toe aan een coach. Moet een bestaande coach in je team zijn die niet is gearchiveerd: vindt Coachio geen match, dan faalt die regel.
subscription_plan	Moet exact overeenkomen met de titel van een bestaand abonnement.
subscription_startdate	Startdatum van dat abonnement
send_invitation	Zet op yes of 1 om de uitnodiging direct te versturen. Leeg, no of 0 betekent geen uitnodiging. Let op: elke andere waarde, ook nee, telt als ja

Maximaal 1.000 regels per bestand

Heb je meer cliënten, splits het bestand dan. Maak coaches en abonnementen ook eerst aan: verwijzen naar een coach of abonnement dat nog niet bestaat, laat die regel mislukken.

Heb je send_invitation leeg gelaten, dan staan de cliënten wel in je lijst maar hebben ze nog geen mail gehad. Selecteer ze in de cliëntenlijst en gebruik de actie Geselecteerde cliënten uitnodigen om ze alsnog in één keer uit te nodigen.

Wat de import overslaat

• Een bestaand account: heeft een e-mailadres al een account, in je eigen werkruimte of in een andere, dan slaat de import die rij over. Aan dat account verandert niets: geen nieuw wachtwoord, geen abonnement en geen uitnodiging.
• Een gearchiveerde cliënt: een rij met het e-mailadres van een gearchiveerde cliënt in je werkruimte wordt geweigerd. Zet de cliënt eerst terug met Cliënt(en) heractiveren onder het filter Gearchiveerd.

Rijen die niet lukken, houden de rest niet tegen: de geldige rijen worden gewoon geïmporteerd. De melding noemt per overgeslagen of mislukte rij het e-mailadres en de reden. Zijn er rijen afgekeurd, dan staat er in de melding een knop Informatie over de mislukte rijen downloaden. Die geeft een CSV met die rijen en de reden erbij, zodat je ze kunt verbeteren en opnieuw importeren.

Hulp nodig?

Heb je hulp nodig bij de import? Neem contact op met [email protected].